Tâm Lạc: Xác định vai trò và trách nhiệm trong Nhóm hay Tổ chức | How To Define Your Organization’s Roles and Responsibilities

Xác định vai trò và trách nhiệm trong Nhóm hay Tổ chức

Tâm Lạc Nguyễn Văn Thục soạn | theo Indeed

Khi các nhóm hoặc một Tổ chức có chức năng và trách nhiệm rõ ràng, họ biết những gì được mong đợi ở họ và làm việc hiệu quả hơn. Biết được vai trò của mình cũng sẽ giúp họ cảm thấy được khuyến khích và có động lực để hoàn thành các nhiệm vụ khác nhau của mình.

Hiểu cách phát triển các vai trò phù hợp cho nhóm hay trong một Tổ chức là yếu tố quan trọng đối với sự thành công của tổ chức. Trong bài viết này, chúng ta xác định vai trò và trách nhiệm là gì và xác định cách sử dụng tốt nhất bộ kỹ năng của mỗi thành viên cho mục tiêu chung của nhóm hay là của tổ chức chúng ta.

Vai trò và trách nhiệm là gì?

Vai trò đề cập đến vị trí của một người trong nhóm, hay trong một tổ chức. Trách nhiệm đề cập đến các nhiệm vụ và quyền hạn của vai trò cụ thể trong công việc. Các thành viên phải chịu trách nhiệm về việc hoàn thành một số nhiệm vụ trong nhóm hoặc là tổ chức. Người hướng dẫn – lãnh đạo vạch ra các nhiệm vụ càng rõ ràng thì các thành viên càng có thể đạt được mục tiêu của tổ chức và thành công trong vai trò của họ trong tổ chức. Tuy nhiên, để một nhà lãnh đạo ủy thác được hiệu quả, mỗi thành viên phải thấu đáo vai trò của mình. Nó cũng có thể có ích khi hiểu được lợi lạc của việc sẽ đảm trách.

Lợi ích của các vai trò chức năng và trách nhiệm

Cùng với việc tăng hiệu quả hoạt động của tổ chức, việc phân định các vai trò và trách nhiệm mang lại một số lợi ích khác có thể giúp ích cho toàn thể tổ chức. Hiểu được những lợi ích này sẽ thúc đẩy những nhà lãnh đạo thực hiện chúng trong tương lai nếu vẫn chưa. Dưới đây là một số lợi ích của việc phân định các vai trò chức năng và trách nhiệm.

1. Tăng hiệu quả hoạt động

Khi các nhóm hoặc là tổ chức hiểu những gì mong đợi ở họ, họ biết những gì cần phải thực hiện và hoàn thành. Việc xác định rõ trách nhiệm của mọi người sẽ làm tăng hiệu quả cho tổ chức. Hiệu quả này sau đó sẽ giúp nhóm hay chính tổ chức tăng trưởng động lực và đạt được thành công lâu dài.

2. Thành công của tổ chức

Bằng cách ủy quyền hiệu quả nhiệm vụ cần thiết và có một lịch trình đã định, chúng ta đang xây dựng nhóm hoặc tổ chức của mình thành công. Các thành viên có nhiệm vụ và thời hạn rõ ràng và có tất cả các phương án, phương tiện cần thiết để hoàn thành công việc và đạt được thành công tối ưu.

3. Tạo động lực và tăng tinh thần

Khi trách nhiệm của các thành viên được xác định rõ ràng và họ hoàn thành tốt vai trò của mình, toàn bộ nhóm hay là tổ chức sẽ được hưởng lợi từ đó. Thành công của nhóm hay tổ chức là một cách tuyệt vời để xây dựng động lực cho các dự án trong tương lai, do đó việc thúc đẩy cũng hiệu quả hơn. Thành công tương tự này cũng sẽ góp phần nâng cao sự tự tin trong tổ chức.

Làm thế nào để phát triển các vai trò chức năng và trách nhiệm

Hiểu rõ mục đích và lý tưởng của tổ chức là một cách tuyệt vời để xác định vai trò và trách nhiệm chức năng. Khi các thành viên biết mình nên làm gì, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn và hoàn thành tốt công việc. Dưới đây là cách phát triển các vai trò chức năng và trách nhiệm trong nhóm hay là tổ chức:

1. Xác định những việc cần phải hoàn thành.

Lập danh sách tất cả các nhiệm vụ cần phải hoàn thành. Điều này sẽ cung cấp cho chúng ta ý tưởng về số lượng nhiệm vụ mình sẽ cần ủy quyền. Ghi lại những gì nhóm, tổ chức của bạn hiện đang làm cũng như các dự án trước đó. Đặt giả định các dự án trước đây có thành công không? Nếu không, điều gì có thể được cải thiện? Có nhiệm vụ nào cần hoàn thành nhưng chưa hoàn thành không? Nhận biết và ủy quyền cho mọi thành viên, hoặc cho nhóm một cách phù hợp.

2. Xác định điểm mạnh và điểm yếu.

Nhận thấy điểm mạnh và điểm yếu của nhóm là một cách tuyệt vời để phân công trách nhiệm cho từng thành viên liên quan đến điều kiện và khả năng. Khi chúng đã có ý tưởng về ưu thế mà một thành viên có xu hướng tỏa sáng, hãy giao cho họ những nhiệm vụ phù hợp với thế mạnh của họ. Nếu họ thể hiện sự yếu kém trong một lĩnh vực cụ thể, hãy cân nhắc giao nhiệm vụ đó cho một thành viên khác trong nhóm hay tổ chức có thể thực hiện nhiệm vụ này thành công hơn. Điều đó sẽ giúp điều hành nhóm hoặc tổ chức của bạn hiệu quả hơn và giúp tất cả tự tin khi biết rằng họ có thể làm những gì được yêu cầu. Đồng thời, điều quan trọng cần nhớ là các thành viên phải luôn học hỏi và mở rộng bộ kỹ năng của họ từ công việc.

3. Tham khảo quá trình hoạt động của thành viên.

Ghi lại quá trình hoạt động của mọi thành viên khi xác định nhiệm vụ của họ. Một thành viên nên được giao các nhiệm vụ tuân theo những gì họ được giao phó ngay từ đầu. Điều quan trọng nữa là phải xem xét các kỹ năng giữa các cá nhân, sở thích và những thành công trong quá khứ của họ. Sự kết hợp giữa khảo sát công việc và đặc điểm tính cách của thành viên sẽ giúp bạn ủy thác tốt hơn các nhiệm vụ của tổ chức.

4. Nhận phản hồi

Yêu cầu phản hồi có thể cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc hơn về cách tạo ra các vai trò và trách nhiệm chức năng trong tập thể. Bằng cách yêu cầu mọi người cung cấp phản hồi, bạn cũng cho họ thấy rằng mình luôn quan tâm đến ý kiến và thông tin chi tiết của họ. Điều này sẽ giúp thúc đẩy một cuộc thảo luận lành mạnh về những mong đợi của mọi người trong tổ chức. Có một kênh liên lạc rõ ràng với tập thể của bạn là một chìa khóa.

Vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong nhóm

Mỗi thành viên trong nhóm có một vai trò trong nhóm hay tổ chức, được xác định bởi bộ kỹ năng và kinh nghiệm. Một số có thể là người lạc quan, hăng hái, ý tưởng đổi mới và tích cực, trong khi những người khác sẽ thực dụng hơn và năng nổ các mục tiêu và kế hoạch có thể tiên liệu trước được kết quả. Vấn đề là tất cả các vai trò đều có giá trị của chúng trong sự cộng tác của một nhóm hay tổ chức. Dưới đây là một số vai trò và trách nhiệm chung đối với một thành viên trong nhóm:

• Tích cực tham gia.
• Hãy là một người lắng nghe tích cực.
• Ghi chép.
• Hoàn thành nhiệm vụ, công việc.

Vai trò và trách nhiệm của người Lãnh đạo

Vai trò chính của người lãnh đạo nhóm hoặc tổ chức là cung cấp sự chỉ đạo và hỗ trợ. Chúng ta cũng chịu trách nhiệm giao phó nhiệm vụ. Để lãnh đạo một nhóm hoặc tổ chức hiệu quả, chúng ta không chỉ phải vạch ra mục tiêu chính của nhóm hay tổ chức mà còn cả những nhiệm vụ mà mỗi thành viên phải chịu trách nhiệm. Là một nhà lãnh đạo hiệu quả, chúng ta nên:

• Chuẩn bị tài liệu cho nhóm/tổ chức và thành viên
• Duy trì lịch làm việc
• Lên Chương trình và tổ chức các cuộc họp.
• Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thảo luận.
• Giao tiếp chặt chẽ với các thành viên trong nhóm.
• Phân công trách nhiệm.
• Soạn thảo và chuyển đạt thư từ (thông tin)
• Giám sát các thành viên
• Hỗ trợ các thành viên trong nhóm.

How To Define Your Organization’s Roles and Responsibilities

When teams have clear functions and responsibilities, they know what is expected of them and work more efficiently. Knowing their roles will also help them feel encouraged and motivated toward completing their various tasks.

Understanding how to develop the right roles for your team or Organization is crucial to your organization’s success. In this article, we define what roles and responsibilities are and determine how to best use each member’s skillset for your team’s overall objective.

What are roles and responsibilities?

Roles refer to one’s position on a team. Responsibilities refer to the tasks and duties of their particular role or job description. Members are held accountable for completing several tasks in the GĐPT. The clearer their leader outlines the tasks, the better members can achieve their organization’s goals and succeed in their roles at the organization. For a leader to effectively delegate, however, they must understand that individual’s role in the organization. It can also be beneficial to understand the benefits of implementing functional roles and responsibilities.

Benefits of functional roles and responsibilities

Along with increasing organization efficiency, creating functional roles and responsibilities provides several other benefits that could help your organization as a whole. Understanding these benefits will motivate the leaders to implement them in the future if they haven’t already. Here are some of the benefits of establishing functional roles and responsibilities.

1. Increased productivity

When teams understand what’s expected of them, they know what they need to work on. Having a clear definition of their responsibilities will increase your organization’s overall efficiency. This efficiency will then lead to your team’s increased momentum and success in the long run.

2. Organization’s success

By effectively delegating necessary tasks and having a set schedule, you’re setting your team up for success. Members with clear duties and deadlines have all the tools they need to get the job done and achieve optimal success.

3. Increased morale and momentum

When members’ responsibilities are clearly defined and they are successful in their roles, the entire team will benefit from it. An organization success is a great way to build momentum for future projects, thus fostering more efficiency. This same success will also contribute to the organization’s heightened confidence.

How to develop functional roles and responsibilities

Understanding your organization’s goals and objectives is a great way to determine functional roles and responsibilities. When members know what they should be working on, they’re more productive and well done. Here’s how to develop functional roles and responsibilities in organization team:

1. Determine what needs to get done.

Make a list of all the tasks that need to be completed. This will give you an idea of how many tasks you’ll need to delegate. Make note of what your team is currently working on as well as previous projects. Were past projects met with success? If not, what could have been improved? Are there tasks that need to be completed but haven’t been? Recognize and delegate them to your team accordingly.

2. Identify strengths and weaknesses.

Noticing your team’s strengths and weaknesses is a great way to assign responsibilities as they pertain to their job descriptions. Once you have an idea of where a member tends to shine, assign them tasks that cater to their strengths. If they show weakness in a specific area, consider assigning that task to another team member who can perform the task more successfully. This will help your team more efficiently and help them gain confidence in knowing they can do what was asked of them. At the same time, it’s important to remember that members should always be learning and expanding their skill set on the job.

3. Refer back to a member’s activities description.

Take note of every member’s activities description when determining their duties. A member should be given tasks that adhere to what they were entrusted for in the first place. It’s also important to take into consideration their interpersonal skills, interests, and past successes. A combination of their job description and their personality traits will help you better delegate your organization’s assignments.

4. Get feedback

Asking for feedback can provide you with more insight into how to create functional team roles and responsibilities. By asking your team for feedback, you’re also showing them that you care about their opinion and insight. This will help foster a healthy discussion of their expectations within the organization. Having a clear stream of communication with your team is key.

Team member roles and responsibilities

Each team member has a role to play on the team, defined by skillset and experience. Some might be optimists, encouraging, innovative ideas and positivity, while others will be more pragmatic and encourage definable goals and structure. The point is that all roles have their own value in the collaboration of a team. Here are some general roles and responsibilities for a team member:

• Actively participate.
• Be an active listener.
• Take notes.
• Complete tasks and assignments.

Team leader roles and responsibilities

The main role of a leader is to provide the team with direction and support. They’re also responsible for delegating tasks. To effectively lead a team, a leader must outline not only the team’s main objective but the tasks each employee is responsible for. As an effective leader, you should:

• Prepare material for your team.
• Maintain a team calendar or schedule.
• Schedule and hold meetings.
• Facilitate discussion.
• Communicate with team members.
• Assign responsibilities.
• Draft and deliver correspondence.
• Supervise team members.
• Support team members.