Sen Trắng Hoa Kỳ 
Có những cuộc họp tốt và có những cuộc họp kém. Những cuộc họp kém cứ lặp đi lặp lại mãi mãi, bạn dường như không bao giờ đi vào vấn đề chính, và bạn tự hỏi tại sao mình lại có mặt. Những người hiệu quả khiến bạn tràn đầy năng lượng và cảm thấy mình đã thực sự hoàn thành một điều gì đó.
Vì vậy, những gì khiến cho một cuộc họp hiệu quả? Điều này thực sự tập trung vào ba điều:
- Họ đạt được mục tiêu của cuộc họp.
- Thời lượng tối thiểu.
- Để lại cho những người tham gia cảm giác rằng một quy trình hợp lý đã được tuân theo.
Nếu bạn sắp xếp kế hoạch, chuẩn bị, thực hiện và theo dõi cuộc họp của mình xung quanh ba tiêu chí cơ bản trên, kết quả sẽ là một cuộc họp hiệu quả.
Đặt mục tiêu rõ ràng
Một cuộc họp hiệu quả phục vụ được mục đích hữu ích. Điều này có nghĩa là trong đó, bạn đạt được một kết quả mong muốn. Để một cuộc họp đạt được kết quả hoặc mục tiêu này, bạn phải hiểu rõ đó là gì.
Thông thường, mọi người tổ chức một cuộc họp để thảo luận về điều gì đó mà không thực sự xem xét kết quả tốt sẽ như thế nào.
- Bạn có muốn một quyết định?
- Bạn có muốn tạo ra ý tưởng?
- Bạn có nhận được báo cáo cảm nhận không?
- Bạn đang tiếp cận một điều gì đó?
- Bạn đang lập kế hoạch?
Bất kỳ điều nào trong số này, và vô số điều khác, là một ví dụ về mục tiêu cuộc họp. Trước khi lập kế hoạch cho bất kỳ cuộc họp nào, bạn cần tập trung vào mục tiêu của mình.
Để giúp bạn xác định mục tiêu cuộc họp của mình là gì, hãy hoàn thành câu này:
Khi kết thúc cuộc họp, tôi muốn anh-chị-em…
Với kết quả cuối cùng được xác định rõ ràng, bạn có thể lên kế hoạch cho nội dung của cuộc họp và xác định ai cần có mặt.
Sử dụng thời gian một cách khôn ngoan
Thời gian là nguồn tài nguyên quý giá và không ai muốn thời gian của mình bị lãng phí. Với lượng thời gian mà tất cả chúng ta dành cho các cuộc họp, bạn có trách nhiệm với chính mình và nhóm của mình để hợp lý hóa cuộc họp càng nhiều càng tốt.
Bắt đầu với mục tiêu cuộc họp của bạn, mọi thứ diễn ra trong cuộc họp sẽ tiếp tục đạt được mục tiêu đó. Nếu không, nó là thừa và không nên đưa vào.
Để đảm bảo rằng bạn chỉ đề cập đến những gì cần đề cập và bạn gắn bó với các hoạt động có liên quan, bạn cần tạo một chương trình làm việc. Chương trình nghị sự là những gì bạn sẽ tham khảo để giữ cho cuộc họp diễn ra đúng mục tiêu và đúng thời gian.
Để chuẩn bị một chương trình nghị sự, hãy xem xét các yếu tố sau:
- Ưu tiên – những gì hoàn toàn phải được đảm bảo?
- Kết quả – bạn cần đạt được điều gì tại cuộc họp?
- Người tham gia – ai cần tham dự cuộc họp để nó thành công?
- Trình tự – bạn sẽ trình bày các chủ đề theo thứ tự nào?
- Thời gian – sẽ dành bao nhiêu thời gian cho mỗi chủ đề?
- Ngày và giờ – khi nào cuộc họp sẽ diễn ra?
- Địa điểm – cuộc họp sẽ diễn ra ở đâu?
Với ý tưởng về những gì cần được đảm bảo và trong bao lâu, bạn có thể xem thông tin cần chuẩn bị trước. Những người tham gia cần biết gì để tận dụng tối đa thời gian của cuộc họp? Và, các thành viên dự kiến sẽ thực hiện vai trò gì trong cuộc họp, để có thể chuẩn bị đúng cách?
Nếu là một cuộc họp để giải quyết vấn đề, hãy yêu cầu những người tham gia chuẩn bị sẵn một giải pháp khả thi. Nếu bạn đang thảo luận về một dự án đang diễn ra, hãy yêu cầu mỗi người tham gia tóm tắt tiến độ của họ cho đến nay và chuyển báo cáo giữa các thành viên.
Chỉ định một chủ đề thảo luận cụ thể cho nhiều người là một cách tuyệt vời khác để tăng sự tham gia và quan tâm. Trong chương trình nghị sự, cho biết ai sẽ dẫn dắt cuộc thảo luận hoặc trình bày từng mục.
Sử dụng chương trình nghị sự của bạn như hướng dẫn thời gian của bạn. Khi nhận thấy rằng sắp hết thời gian cho một mục cụ thể, hãy cân nhắc việc thúc đẩy cuộc thảo luận, thúc đẩy quyết định, hoãn cuộc thảo luận cho đến khi khác hoặc giao nó cho một tiểu ban thảo luận.
Một khía cạnh quan trọng của việc điều hành các cuộc họp hiệu quả là yêu cầu mọi người tôn trọng thời gian được phân bổ. Bắt đầu cuộc họp đúng giờ, không dành thời gian tóm tắt lại cho những người đến muộn, và khi có thể, hãy kết thúc đúng giờ. Việc gì có thể làm ngoài giờ họp thì nên làm. Điều này bao gồm lưu hành các báo cáo để mọi người đọc trước và chỉ định các cuộc họp nhóm nhỏ hơn để thảo luận các vấn đề chỉ liên quan đến một số người nhất định.
Đón nhận phản hồi
Khi bạn đã chuẩn bị xong chương trình làm việc, bạn cần chuyển nó cho những người tham gia và nhận phản hồi của họ. Điều hành một cuộc họp không phải là một vai trò độc tài.
Có lẽ có điều gì đó quan trọng mà một thành viên trong nhóm phải bổ sung. Có thể bạn đã phân bổ quá nhiều hoặc quá ít thời gian cho một mục cụ thể. Thậm chí có thể có một số điểm bạn đưa vào đã được giải quyết xong và có thể được đưa ra khỏi danh sách để thảo luận.
Dù lý do là gì, điều quan trọng là bạn nhận được phản hồi từ những người tham gia cuộc họp về chương trình nghị sự được đề xuất của bạn.
Khi vào cuộc họp, để đảm bảo sự hài lòng tối đa cho mọi người, có một số điều bạn cần lưu ý:
- Nếu một số người đang chiếm ưu thế trong cuộc trò chuyện, hãy cố gắng hỏi ý kiến của người khác.
- Vào cuối mỗi mục chương trình nghị sự, hãy nhanh chóng tóm tắt những gì đã được nói và yêu cầu mọi người xác nhận rằng đó là một bản tóm tắt hợp lý. Sau đó ghi chú về việc theo dõi, ghi chú cuộc họp có nhiều lời khuyên hơn về cách thực hiện việc này một cách hiệu quả.
- Lưu ý các mục cần thảo luận thêm.
- Quan sát ngôn ngữ cơ thể và điều chỉnh khi cần thiết. Có thể bạn cần nghỉ ngơi, hoặc bạn cần ngăn ai đó nói át người khác.
- Đảm bảo rằng cuộc họp vẫn đúng chủ đề.
- Liệt kê tất cả các nhiệm vụ được tạo ra tại cuộc họp. Ghi lại ai được chỉ định làm gì và khi nào.
- Khi kết thúc cuộc họp, hãy nhanh chóng tóm tắt các bước tiếp theo và thông báo cho mọi người rằng bạn sẽ gửi bản tóm tắt cuộc họp.
Sau khi cuộc họp kết thúc, hãy dành thời gian để tổng kết và xác định điều gì đã diễn ra tốt đẹp và điều gì có thể được thực hiện tốt hơn. Đánh giá hiệu quả của cuộc họp dựa trên mức độ bạn đạt được mục tiêu. Điều này sẽ giúp bạn tiếp tục cải thiện quy trình điều hành các cuộc họp hiệu quả.
Cuối cùng, chuẩn bị tóm tắt cuộc họp. Điều này sẽ được chuyển tiếp đến tất cả những người tham gia và các bên liên quan khác. Đó là một biên bản ghi lại những gì đã hoàn thành và ai chịu trách nhiệm về những gì khi nhóm tiến lên phía trước. Đây là một phần rất quan trọng của các cuộc họp hiệu quả thường bị bỏ qua. Bạn cần một hồ sơ bằng văn bản về những gì đã xảy ra, cùng với danh sách các hành động mà các cá nhân có tên đã đồng ý thực hiện. Hãy chắc chắn rằng ai đó được chỉ định để ghi chú trong cuộc họp.
Nghi thức cuộc họp là gì?
Ngoài ba tiêu chí đã thảo luận ở trên, cuộc họp của bạn nên tuân theo một bộ “quy tắc cơ bản” hoặc nghi thức cách bạn cư xử.
Phép xã giao bao gồm các hành vi như chấm công; việc sử dụng máy tính xách tay và điện thoại di động; ăn uống trong cuộc họp; liệu bạn có thể ngắt lời khi ai đó đang nói hay chỉ đặt câu hỏi khi kết thúc; nơi bạn ngồi, v.v.
Các quy tắc này sẽ thay đổi tùy theo văn hóa của tổ chức, phong cách quản trị của bạn và sở thích của nhóm của bạn. Và một số cuộc họp có thể trang trọng hơn những cuộc họp khác, tùy thuộc vào chương trình nghị sự và những người tham dự. Tuy nhiên, việc đồng ý với các tiêu chuẩn cơ bản này – và tuân thủ chúng – có thể giúp bạn và nhóm của mình tiến hành các cuộc họp một cách chuyên nghiệp hơn và đạt được các mục tiêu của mình với ít phiền phức hoặc gián đoạn nhất.
Những điểm trọng tâm
Điều hành một cuộc họp hiệu quả không chỉ là gửi thông điệp rằng tập thể, tổ chức của chúng ta sẽ họp vào một thời điểm và địa điểm cụ thể. Các cuộc họp hiệu quả cần có cấu trúc, trật tự và các quy tắc cơ bản. Không có những yếu tố này, chúng ta có thể loay hoay mãi mãi và không hoàn thành một việc gì.
Với một mục tiêu vững chắc trong đầu, một chương trình nghị sự chặt chẽ và cam kết thu hút những người tham gia cuộc họp tham gia vào việc lập kế hoạch, chuẩn bị và thực hiện cuộc họp, bạn đang trên đường chủ trì các cuộc họp tuyệt vời.
Running Effective Meetings
By the Mind Tools Content Team
There are good meetings and there are bad meetings. Bad meetings drone on forever, you never seem to get to the point, and you leave wondering why you were even present. Effective ones leave you energized and feeling that you’ve really accomplished something.
So, what makes a meeting effective? This really boils down to three things:
- They achieve the meeting’s objective.
- They take up a minimum amount of time.
- They leave participants feeling that a sensible process has been followed.
If you structure your meeting planning, preparation, execution, and follow-up around these three basic criteria, the result will be an effective meeting.
Set a Clear Objective
An effective meeting serves a useful purpose. This means that in it, you achieve a desired outcome. For a meeting to meet this outcome, or objective, you have to be clear about what it is.
Too often, people call a meeting to discuss something without really considering what a good outcome would be.
- Do you want a decision?
- Do you want to generate ideas?
- Are you getting status reports?
- Are you communicating something?
- Are you making plans?
Any of these, and a myriad of others, is an example of a meeting objective. Before you do any meeting planning, you need to focus your objective.
To help you determine what your meeting objective is, complete this sentence:
At the close of the meeting, I want the group to …
With the end result clearly defined, you can then plan the contents of the meeting, and determine who needs to be present.
Use Time Wisely
Time is a precious resource, and no one wants their time wasted. With the amount of time we all spend in meetings, you owe it to yourself and your team to streamline the meeting as much as possible.
Starting with your meeting objective, everything that happens in the meeting itself should further that objective. If it doesn’t, it’s superfluous and should not be included.
To ensure that you cover only what needs to be covered and that you stick to relevant activities, you need to create an agenda. The agenda is what you will refer to in order to keep the meeting running on target and on time.
To prepare an agenda, consider the following factors:
- Priorities – what absolutely must be covered?
- Results – what do you need to accomplish at the meeting?
- Participants – who needs to attend the meeting for it to be successful?
- Sequence – in what order will you cover the topics?
- Timing – how much time will spend on each topic?
- Date and time – when will the meeting take place?
- Place – where will the meeting take place?
With an idea of what needs to be covered and for how long, you can then look at the information that should be prepared beforehand. What do the participants need to know in order to make the most of the meeting time? And, what role are they expected to perform in the meeting, so that they can do the right preparation?
If it’s a meeting to solve a problem, ask the participants to come prepared with a viable solution. If you are discussing an ongoing project, have each participant summarize their progress to date and circulate the reports amongst members.
Assigning a particular topic of discussion to various people is another great way to increase involvement and interest. On the agenda, indicate who will lead the discussion or presentation of each item.
Use your agenda as your time guide. When you notice that time is running out for a particular item, consider hurrying the discussion, pushing to a decision, deferring discussion until another time, or assigning it for discussion by a subcommittee.
Note: An important aspect of running effective meetings is insisting that everyone respects the time allotted. Start the meeting on time, do not spend time recapping for latecomers, and, when you can, finish on time. Whatever can be done outside the meeting time should be. This includes circulating reports for people to read beforehand, and assigning smaller group meetings to discuss issues relevant to only certain people.
Get Feedback
Once you have an agenda prepared, you need to circulate it to the participants and get their feedback and input. Running a meeting is not a dictatorial role.
Perhaps there is something important that a team member has to add. Maybe you have allotted too much, or too little, time for a particular item. There may even be some points you’ve included that have been settled already and can be taken off the list for discussion.
Whatever the reason, it is important you get feedback from the meeting participants about your proposed agenda.
Once in the meeting, to ensure maximum satisfaction for everyone, there are several things you should keep in mind:
- If certain people are dominating the conversation, make a point of asking others for their ideas.
- At the end of each agenda item, quickly summarize what was said, and ask people to confirm that that’s a fair summary. Then make notes regarding follow-up. Our article,
- Writing Meeting Notes has more advice on how to do this efficiently.
- Note items that require further discussion.
- Watch body language and make adjustments as necessary. Maybe you need a break, or you need to stop someone from speaking over others.
- Ensure that the meeting stays on topic.
- List all tasks that are generated at the meeting. Make a note of who is assigned to do what, and by when.
- At the close of the meeting, quickly summarize the next steps and inform everyone that you will be sending out a meeting summary.
After the meeting is over, take some time to debrief, and determine what went well and what could have been done better. Evaluate the meeting’s effectiveness based on how well you met the objective. This will help you continue to improve your process of running effective meetings.
Finally, prepare the meeting summary. This will be forwarded to all participants and other stakeholders. It is a record of what was accomplished and who is responsible for what as the team moves forward. This is a very crucial part of effective meetings that often gets overlooked. You need a written record of what transpired, along with a list of actions that named individuals have agreed to perform. Make sure someone is assigned to take notes during the meeting if you think you will be too busy to do so yourself.
What Is Meeting Etiquette?
In addition to the three criteria discussed above, your meeting should follow a set of “ground rules” or etiquette, that govern the way you behave.
Etiquette covers behaviors such as timekeeping; the use of laptops and cell phones; eating and drinking during the meeting; whether you can interrupt while someone is speaking, or only ask questions at the end; where you sit, and so on.
These rules will vary according to the culture of your organization, your management style, and the preferences of your team. And some meetings may be more formal than others, depending on the agenda and who is attending. But agreeing to these basic standards – and sticking to them – can help you and your team to conduct meetings in a more professional manner, and to achieve your objectives with the minimum of fuss or disruption.
Key Points
Running an effective meeting is more than sending out a notice that your team is to meet at a particular time and place. Effective meetings need structure, order and ground rules. Without these elements, they can go on forever and not accomplish a thing.
With a solid objective in mind, a tight agenda, and a commitment to involving the meeting participants in the planning, preparation, and execution of the meeting, you are well on your way to chairing great meetings.
