Tâm Định: Tại sao lắng nghe lại quan trọng đối với các nhà lãnh đạo | Why Listening Matters for Leaders

Lạy đức Bồ Tát Quan Thế Âm, chúng con xin học theo hạnh Ngài, biết lắng tai nghe cho cuộc đời bớt khổ. Ngài là trái tim biết nghe và biết hiểu. Chúng con xin tập ngồi nghe với tất cả sự chú tâm và thành khẩn của chúng con. Chúng con xin tập ngồi nghe với tâm không thành kiến. Chúng con xin tập ngồi nghe mà không phán xét, không phản ứng. Chúng con nguyện tập ngồi nghe để hiểu. Chúng con xin nguyện ngồi nghe chăm chú để có thể hiểu được những điều đang nghe và cả những điều không nói. Chúng con biết chỉ cần lắng nghe thôi, chúng con cũng đã làm vơi bớt rất nhiều khổ đau của kẻ khác rồi. | Làng Mai: Quán nguyện các vị Bồ tát lớn.

Effective leaders are good listeners.

Các nhà lãnh đạo hiệu quả là những người biết lắng nghe. Khi các nhà lãnh đạo – nhất là lần đầu tiên – đảm nhận một vị trí có trách nhiệm, việc dành thời gian để nghe và hiểu những người tạo nên một tổ chức có thể giúp mình xây dựng mối quan hệ và sự tín nhiệm ngay từ đầu.

Một thực hành hiệu quả giữa các nhà lãnh đạo có ảnh hưởng và thành công là bắt tay vào thực hành lắng nghe và học hỏi khi bắt đầu nhiệm vụ: dành thời gian để thăm viếng, trò chuyện và – quan trọng nhất – lắng nghe những người trong đơn vị hoặc tổ chức mà họ chịu trách nhiệm. Một tiêu điểm khác nhằm lắng nghe và học hỏi có thể là tiến hành đánh giá những điểm mạnh và thiếu sót của đơn vị. Sau đó, có thể sử dụng kết quả làm cơ sở cho cuộc trò chuyện tập thể hoặc cá nhân. Tất cả các cấp lãnh đạo hoặc thành viên đều có thể đồng ý rằng một vấn đề cụ thể là một mối quan tâm, nhưng họ có thể có những ý kiến rất khác nhau về nguyên nhân gây ra hoặc cách tốt nhất để giải quyết vấn đề đó. Ngoài một chuyến thăm viếng và đánh giá cụ thể, việc lắng nghe thường xuyên và liên tục với tư cách là người lãnh đạo có thể giúp xây dựng một tổ chức vững mạnh và hiệu quả, ít nhất theo ba cách quan trọng.

One effective practice among influential and successful leaders is to embark on a listening and learning exercise when they first take over: making the time to visit, speak with and — most important — listen to the people within the units or divisions they oversee.

• Lắng nghe thể hiện sự tôn trọng và quan tâm đến những người cộng sự. Nó giúp xây dựng mối quan hệ và chứng tỏ rằng bạn quan tâm đến người khác và những gì họ nói. Lắng nghe là có đi có lại, và các nhà lãnh đạo có thể mô hình hóa hành vi này; khi bạn là một người biết lắng nghe, mọi người cũng sẽ có xu hướng lắng nghe bạn cẩn thận hơn. Vì vậy, lắng nghe là một nổ lực để tăng ảnh hưởng và cải thiện các mối quan hệ. Những người lắng nghe tốt nhất trong một tổ chức cũng thường là những người có ảnh hưởng lớn nhất.

Listening shows respect and regard for the people you work with. It helps to build rapport and demonstrates that you care about others and what they have to say. Listening is reciprocal, and leaders can model this behavior; when you are a good listener, people will tend to listen more carefully to you, as well. Thus, listening is a powerful tool for increasing influence and improving relationships at work. The best listeners in an organization are also frequently the biggest influencers.

• Lắng nghe xây dựng cảm giác tin tưởng tỏa rộng. Hầu hết mọi người – và đặc biệt là những người cộng sự – thường có điều gì đó để chia sẻ, và bạn có thể cảm thấy vui khi biết rằng những người khác coi những thông tin chi tiết đó đủ quan trọng để chú ý. Lắng nghe là một kỹ năng lãnh đạo vô giá – và là một nghĩa vụ thiết yếu. Nó chứng tỏ rằng bạn coi trọng các thành viên trong tập thể tổ chức cũng như các bên liên quan nội tại và ngoại tại. Cùng với nhau, những biểu hiện như vậy có thể cải thiện hiệu quả trong công việc và tương tác của bạn.

Listening builds a broader sense of trust and community. Listening to the people who work with and for you is an invaluable skill in leadership — and an essential duty.

• Lắng nghe mở rộng quan điểm của bạn và giúp bạn tích lũy thông tin quan trọng, giảm thiểu sự hiểu lầm. Nếu cộng sự của bạn cảm thấy thoải mái khi đưa ra ý tưởng, mối quan tâm và vấn đề của họ với bạn, thì nhìn chung họ sẽ hài lòng hơn và làm việc hiệu quả hơn, đồng thời bạn sẽ nhận thức được các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng có thể phát triển. Để nắm bắt được cái nhìn toàn diện về đơn vị, tổ chức sẽ rất hữu ích khi nói chuyện không chỉ với các cấp lãnh đạo mà còn với mọi thành viên. Lắng nghe là nền tảng để đổi mới và giải quyết vấn đề. Khi người lãnh đạo là một người biết lắng nghe, mọi người sẽ trở nên có khả năng đóng góp nhiều hơn trong công việc của họ.

Listening broadens your perspective and helps you accumulate important information and reduce misunderstandings. Listening is fundamental to innovation and problem solving. When the leader is a good listener, everyone becomes more capable of providing value in their work.

Nghe chủ động và thụ động 

Có nhiều thái độ nghe khác nhau và chúng phù hợp nhất với các kiểu tương tác khác nhau. Đôi khi chỉ cần mọi người cảm thấy họ được lắng nghe là đủ; những lúc khác, chúng ta sẽ cần đầu tư tích cực hơn vào cuộc trò chuyện để thu thập thêm chi tiết và xác nhận sự thật. Trong những tình huống khác, bạn sẽ nhận được lời phàn nàn mà bạn phải hành động như một nhân vật có thẩm quyền, điều này vẫn đòi hỏi một khả năng, nghệ thuật lắng nghe.

Lắng nghe tích cực đòi hỏi phải tham gia đầy đủ vào cuộc trò chuyện với người khác. Một khía cạnh quan trọng của lắng nghe tích cực là đặt câu hỏi bắt nguồn từ sự tò mò để rút ra thêm chi tiết và diễn giải các tuyên bố của người khác hầu xác nhận sự hiểu biết của bạn. Một khía cạnh khác của lắng nghe tích cực là thể hiện rằng bạn đang chú ý và lắng nghe người khác thông qua ngôn ngữ cơ thể (như giao tiếp bằng mắt) và sự khẳng định (như gật đầu).

Lắng nghe thụ động sẽ phù hợp hơn khi những người khác chỉ đơn giản là cần trút bỏ sự thất vọng hoặc suy nghĩ thấu đáo về vấn đề của họ. Lắng nghe thụ động không phải là tìm cách hiểu mà là đảm bảo rằng người khác cảm thấy được lắng nghe.

Việc bạn lắng nghe tích cực hay thụ động phụ thuộc phần lớn vào những gì bạn cho là mục tiêu của người khác. Đây có phải là một cuộc thảo luận mà bạn cần phải học một cái gì đó? Có lẽ thu thập thêm thông tin hoặc quan điểm về một sự cố? Bạn đang có một cuộc trò chuyện mà ai đó đang buồn về điều gì đó? Có thể người đó chỉ cần trút bầu tâm sự, hoặc có lẽ họ chỉ đang tìm kiếm sự hỗ trợ hoặc đồng cảm về mặt tinh thần của bạn. Hay người mang khiếu nại đến cho bạn, với tư cách là một nhân vật có thẩm quyền, để bạn hành động? Dành một chút thời gian để hiểu mục đích của cuộc trò chuyện có thể giúp chúng ta xác định nên sử dụng kỹ năng nghe nào.

Khía cạnh phi ngôn ngữ của việc lắng nghe

Như chúng tôi đã lưu ý, ngôn ngữ cơ thể và nét mặt đóng một vai trò quan trọng trong các cuộc trò chuyện và chúng thường bị bỏ qua vì chúng hoạt động trong tiềm thức hoặc theo thói quen. Trong một khoảng thời gian ngắn đáng ngạc nhiên, ngôn ngữ cơ thể có thể hỗ trợ thiết lập mối quan hệ và sự tin tưởng với người khác – hoặc gây phản cảm với họ mà bạn không hề nhận ra.

Một trong những cách đơn giản nhất để thiết lập mối quan hệ với ngôn ngữ cơ thể của bạn là bắt chước tư thế của đối tác. Điều đó không có nghĩa là bắt chước từng động tác của họ; nó có nghĩa là áp dụng các tư thế ngồi giống nhau, nghiêng đầu theo cùng một cách hoặc sử dụng các kiểu nói chung. Hai người có mối quan hệ thân thiết thường sẽ thể hiện những điểm tương đồng đó một cách vô thức.

Hướng của vai và cách cơ thể bạn được định vị có thể báo hiệu mức độ tham gia của bạn trong cuộc trò chuyện. Bạn có đang đối diện với người kia không? Nghiêng người sang một bên có thể tạo ấn tượng rằng bạn không hoàn toàn tập trung, không thực sự lắng nghe hoặc có lẽ không quan tâm đến tình huống. Tương tự như vậy, tư thế của bạn báo hiệu mức độ quan tâm của bạn. Cúi người và ngả người về phía sau có thể khiến bạn có vẻ không quan tâm hoặc xa cách, trong khi việc ngả người quá xa có thể khiến bạn bị coi là xâm phạm, hung hăng hoặc cáu kỉnh. Khoanh tay thường được coi là xa cách và không quan tâm – thậm chí là bất đồng.

Your posture signals your level of interest.

Không phải tất cả các cuộc trò chuyện đều yêu cầu cùng một ngôn ngữ cơ thể. Ví dụ: nếu bạn đang thảo luận về dữ liệu hoặc kiểm tra tài liệu, việc hướng bản thân về phía họ hơn là người đang nói chuyện với bạn có thể giúp giữ cho cuộc trò chuyện đi đúng hướng hoặc giảm căng thẳng khi mọi thứ trở nên căng thẳng. Đặc biệt trong những thời điểm có khả năng xảy ra xung đột, việc nhấn mạnh rằng bạn và người khác đều đang tương tác với một nguồn tài nguyên được chia sẻ có thể giúp tạo ra động lực “chúng tôi/chúng ta” thay vì động lực “tôi/bạn”.

Cuối cùng, giọng điệu của bạn báo hiệu tâm trạng và thái độ của bạn. Hầu hết chúng ta không chú ý đầy đủ đến những gì chúng ta đang nói khi chúng ta nói, và giọng điệu dễ bị hiểu sai. Hãy cẩn thận theo dõi giọng điệu của chính bạn, đặc biệt là khi các cuộc thảo luận ngày càng gây tranh cãi và nhận ra ảnh hưởng của nó đối với người khác. Duy trì nhịp điệu trầm tĩnh, đều đặn và nhịp nhàng có thể giúp duy trì các cuộc trò chuyện tập trung, hiệu quả và chuyên nghiệp.

Maintaining a calm, steady and rhythmic cadence can help to keep conversations focused, productive and professional.

Thực tiễn!

Khi bạn nhìn thấy một cộng sự ở hành lang, hãy tập đặt những câu hỏi mở và hồi tưởng lại những gì bạn nghe được. Chủ đề không thực sự quan trọng – đó có thể là một kỳ nghỉ gần đây, ý tưởng dự án hoặc một đứa trẻ chuẩn bị vào đại học. Khi bạn đang làm việc với các cộng sự, hãy hỏi những câu hỏi tiếp theo quan trọng để giúp bạn hiểu quan điểm của họ. Khi ai đó bắt đầu trút sự bực bội, hãy tập lắng nghe thụ động; tỏ lòng hỗ trợ thay vì vội vàng hướng tới một giải pháp. Dành thời gian để suy nghĩ về các tương tác của bạn và xem xét vai trò của ngôn ngữ cơ thể và biểu cảm của bạn.

When someone starts to vent frustrations, practice passive listening; offer support instead of rushing toward a solution.

Ngay cả những người xác định cùng một vấn đề cũng có thể có quan điểm và cách hiểu rất khác nhau về tầm quan trọng và nguyên nhân của chúng. Sức mạnh của việc lắng nghe thường xuyên, cũng như tiến hành xác thực vấn đề, nằm ở việc mở ra những cuộc trò chuyện xa hơn và những quan điểm có thể được khám phá thông qua chúng. Bạn chỉ có được điều đó bằng cách đặt câu hỏi, lắng nghe cẩn thận khi người khác nói và thực hiện các hành động tiếp theo thích hợp khi cần thiết.

Even people who identify the same problem can have very different views and understandings of their importance and causes. The power of regular listening, as well as conducting issue validation, lies in opening up deeper conversations and perspectives that can be explored through them. We can only do that by asking questions, listening carefully when others speak, and taking appropriate follow-up actions when necessary.

________________________________

Tâm Định phỏng dịch theo “Why Listening Matters for Leaders”, của C.K. Gunsalus, Elizabeth A. Luckman, Nicholas C. Burbules, and Sebastian Wraight.