Tâm Huệ: Nếu bạn cảm thấy mệt mỏi với những cuộc họp vô nghĩa… thì hãy đọc phần này! | If Tired of Pointless Meetings… Then Read This!

Nếu bạn cảm thấy mệt mỏi với những cuộc họp vô nghĩa…
thì hãy đọc phần này!

Tâm Huệ lược soạn theo tài liệu “If Tired of Pointless Meetings… Then Read This!”
của Gonzalo Shoobridge, Ph.D.

Tất cả các tổ chức đều dựa vào những cuộc họp như một phần thiết yếu để điều phối công việc và nhân sự, tuy nhiên hầu hết chúng ta đều đồng ý rằng nhiều cuộc họp không có hiệu quả.

Sau đây, tôi đưa ra một số nguyên tắc về cách đối phó với những cuộc họp vô nghĩa gây rối loạn, những nghi thức không cần thiết làm ảnh hưởng đến sự tương tác của mọi người và hiệu suất của tổ chức rộng lớn hơn.

“Có quá nhiều cuộc họp là một triệu chứng của tổ chức kém cỏi. Càng ít cuộc họp càng tốt” (Peter Drucker)

Các cuộc họp được điều hành tốt không chỉ là điều phối mọi người, hành động và đưa ra quyết định. Đây là những dịp thuận lợi để được các thành viên ghi nhận. Các cuộc họp tốt là cơ hội để mọi người có được thông tin và sắp xếp tư duy, giao tiếp xã hội và tham gia với những người hoặc nhóm khác, và đôi khi, một cách tích cực, cũng có thể trở thành cơ hội để phàn nàn và bày tỏ sự thất vọng.

Thật không may, các cuộc họp không phải lúc nào cũng được tổ chức và điều hành tốt: chúng diễn ra quá thường xuyên, thời gian lê thê, đôi khi không hiệu quả vì diễn ra tệ hại. Những điều này ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần của mọi người, dẫn đến giảm năng suất, sự cộng tác và niềm an lạc cho tất cả các cá nhân liên đới.

Nguyên nhân sâu xa cho điều này? Đơn giản, một số nhà lãnh đạo không biết cách sử dụng thời gian, tuy đảm nhận việc hướng dẫn của họ, nhưng lại không chắc chắn về vai trò của mình nên phản ứng bằng cách tạo ra các cuộc họp vô nghĩa, không tốt cho tinh thần và động lực của mọi người. Nhiều người trong số các nhà lãnh đạo này dành hơn một nửa thời gian làm việc của họ cho các cuộc họp mà ít mang lại giá trị cho tổ chức.

Những cá nhân này coi cuộc họp của họ là một phần quan trọng của công việc: Sai! Chỉ vì những cuộc họp này diễn ra với mọi người không có nghĩa là nó nên được coi là công việc thích hợp trong khi thực tế không có gì được thực hiện. Hầu hết các cuộc họp này được dành để nói về công việc, hoặc thậm chí tệ hơn là nói về cuộc họp tiếp theo, mà không thêm bất kỳ giá trị nào.

Trong những trường hợp này, các cuộc họp trở nên sai lệch và không cần thiết. Những người tham dự những buổi ‘gặp gỡ’ vô nghĩa này mất kiên nhẫn vì họ biết rằng mình đã lãng phí thời gian làm việc hoặc trong những ngày cuối tuần dành cho gia đình và cuộc sống riêng tư của họ. Các nhà lãnh đạo lên lịch cho các cuộc họp này cần phải nhận thức đầy đủ về tác động của những cuộc họp này đối với mọi người.

Hậu quả của các cuộc họp tồi tệ

Tất cả chúng ta đều bất mãn những nhà lãnh đạo này và những cuộc họp vô nghĩa về công việc của họ mệt mỏi như thế nào, và sự mệt mỏi đó gây ra những hậu quả bất lợi nghiêm trọng cho các cá nhân, nhóm và tổ chức. Hãy xem xét những điều sau:

Những cuộc họp lãng phí này khiến các thành viên có rất ít hoặc không có thời gian cho công việc thực sự của họ. Những điều này làm mất thời gian có thể dành cho các nhiệm vụ quan trọng, chẳng hạn như phát triển các cơ hội mới và / hoặc củng cố các mối quan hệ.

Quá nhiều cuộc họp buộc mọi người phải đánh đổi về cách thức và thời điểm hoàn thành công việc solo của họ. Đôi khi các nhiệm vụ bị bỏ hoặc bị thay đổi trong thời gian ngắn về chất lượng. Nhưng thường thì mọi người tranh thủ thời gian của họ để hoàn thành công việc đó, dẫn đến kiệt sức.

Quá nhiều cuộc họp làm gián đoạn quá trình tập trung của các thành viên.

Các cuộc họp không có kế hoạch hoặc chỉ đơn giản là các cuộc họp đã làm gián đoạn dòng suy nghĩ của các thành viên. Hầu hết các thành viên đều lường trước được những sự gián đoạn này và vì sự tỉnh táo của họ, họ chỉ đơn giản là không làm việc gì trước cuộc họp. Thời gian chết trước cuộc họp này ảnh hưởng nghiêm trọng đến năng suất và tinh thần.

Những thành viên lén lút làm nhiệm vụ của họ trong thời gian họp có thể là một cách vô hại để duy trì năng suất cá nhân trong thời gian ngắn, một số người gọi đó là đa nhiệm, nhưng nó bị coi là thô lỗ và khiến năng suất nhóm cũng như tình bạn thân thiết giảm sút về lâu dài. Khi mọi người không đóng góp vào cuộc thảo luận hoặc không chú ý đến những gì đang được nói, nhóm sẽ không thu được lợi ích đầy đủ từ việc triệu tập và cuộc họp không tận dụng tốt nhất thời gian của mọi người.

Khi người điều hành lên lịch một cuộc họp kéo dài một giờ, đó không phải là vấn đề lớn, bạn nghĩ rằng ngay cả khi nó không hoàn toàn hiệu quả, bạn cũng chỉ mất một giờ, phải không? Kiểu lý luận này là sai, các cuộc họp làm mất thời gian của tất cả các cá nhân tham dự. Nếu có tám người tham gia vào một cuộc họp kéo dài một giờ vô ích, tổ chức đã mất tám giờ, mỗi người tham gia một giờ. Giả sử đó là một cuộc họp hàng tuần, tổ chức đang lãng phí hơn 400 giờ mỗi năm (gần 60 ngày!) Chỉ đơn giản bằng cách gọi đó là một cuộc họp cụ thể. Bây giờ, hãy tưởng tượng có bao nhiêu cuộc họp tương tự xảy ra trong tổ chức của bạn – số tiền và tài nguyên tiềm ẩn bị lãng phí là rất lớn!

Lưu ý rằng các thành viên có xu hướng tiếp tục xuất hiện trong các cuộc họp mặc dù hiếm khi nhận được bất cứ điều gì từ họ, tất cả điều này chỉ đơn giản là vì sự tham dự của họ được lãnh đạo yêu cầu. Tình trạng ‘họp quá mức cần thiết’ này khiến họ bực bội và đặt câu hỏi tại sao họ phải chịu đựng chúng, không chỉ các cuộc họp mà còn sự tồn tại của những nhà lãnh đạo cản trở này.

“Những người kém năng suất nhất thường là những người ủng hộ tổ chức nhiều cuộc họp nhất” (Thomas Sowell)

Mục đích thực sự của những cuộc họp như vậy có đơn giản là để biện minh cho thời gian làm việc của người điều hành không? Hay những nhà lãnh đạo này chỉ đơn giản muốn khẳng định quyền lực của họ đối với các thành viên trong nhóm của họ? Hãy nhớ rằng, những nhà lãnh đạo có được sự tin tưởng của các thành viên trong nhóm của họ sẽ hiệu quả hơn trong việc thúc đẩy sự thay đổi tích cực trong tổ chức.

“Cuộc họp càng dài, càng ít thành tựu” (Tim Cook)

Thay đổi ‘Văn hóa Hội họp’ trong tổ chức của bạn

Điều đầu tiên bạn cần làm là đánh giá xem tình trạng quá tải của cuộc họp ảnh hưởng đến hiệu quả và tinh thần của các thành viên như thế nào, đồng thời sử dụng các cuộc khảo sát, nhóm tập trung hoặc phỏng vấn cá nhân để thu thập dữ liệu và ấn tượng từ các thành viên. Điều đó sẽ giúp bạn hiểu toàn bộ mức độ của vấn đề: tác động tiêu cực đến sự tham gia của các thành viên, bao nhiêu sự phẫn uất đang nổi lên dưới bề mặt và bao nhiêu công việc chưa hoàn thành. Các câu hỏi chính sẽ tập trung vào: Các nhà lãnh đạo phối hợp và giao tiếp với mọi người tốt như thế nào? Bạn sử dụng thời gian của mình có giá trị như thế nào? Bạn đang làm việc theo nhóm hiệu quả như thế nào? Những thực hành này có bền vững không? Làm thế nào để nhóm của bạn có thể cải thiện tình trạng này?

Cải tiến thực sự sẽ đòi hỏi sự thay đổi mang tính hệ thống, các cá nhân không thể tự mình giải quyết vấn đề quá tải cuộc họp vô nghĩa vì có quá nhiều người tham gia vào quá trình tổ chức, lên lịch và điều hành các cuộc họp này. Sẽ cần một nỗ lực phối hợp tập thể để sửa chữa văn hóa hội họp mệt mỏi này.

“Các cuộc họp là trọng tâm của một tổ chức hiệu quả và mỗi cuộc họp là cơ hội để làm rõ các vấn đề,
đặt ra định hướng mới, nâng cao trọng tâm, tạo sự liên kết và tiến tới các mục tiêu” (Paul Axtell)

Xem xét các nguyên tắc / giao thức sau để cải thiện văn hóa họp nội bộ của bạn và do đó tổ chức các cuộc họp hiệu quả hơn:

1. Làm rõ Mục đích & Mục tiêu: Nguyên nhân sâu xa của sự tiêu cực đối với một số cuộc họp là do mục đích thực sự của cuộc họp bị hiểu sai hoặc thậm chí không thực tiễn: Xác định loại cuộc họp, nó có phải là cuộc họp cập nhật tình trạng không? Họp chia sẻ thông tin? Họp ra quyết định? Cuộc họp giải quyết vấn đề? Họp đổi mới? Hay một cuộc họp xây dựng nhóm? Sau đó, đảm bảo rằng bạn đã thiết lập các mục tiêu rõ ràng cho cuộc họp. Giải thích cách những điều này phù hợp với những gì tổ chức đang cố gắng đạt được. Chứng minh cho mọi người ghi nhớ lý do tại sao cuộc họp có liên quan. Nếu có sự nhất trí rõ ràng về mục đích của cuộc họp, thì việc tập trung đưa ra quyết định trong cuộc họp sẽ dễ dàng hơn nhiều.
2. Ưu tiên các cuộc họp chiến lược và chiến thuật: Tập trung nỗ lực của bạn vào các cuộc họp truyền thông tầm nhìn và chiến lược của nhóm lãnh đạo của tổ chức, các cuộc họp điều phối chức năng và chức năng chéo của các trưởng bộ phận và các cuộc họp điều phối dự án của các trưởng nhóm. Các cuộc họp cấp cao được tổ chức để thảo luận về hướng đi của tổ chức. Các cuộc họp cấp dưới được sử dụng để ủy thác công việc và phổ biến thông tin. Tất cả các cuộc họp khác ở giữa chỉ cố gắng lấp đầy khoảng trống, những cuộc họp này không cần chuẩn bị nhiều và nên giảm số lượng và giữ thân mật hơn.
3. Xem xét tần suất các cuộc họp thông thường: Một số cuộc họp nội bộ thông thường có vẻ như hoàn toàn “vô nghĩa” đối với các bên được mời. Những cuộc họp này có cần thiết không? Chúng có cần diễn ra thường xuyên không? Ngay cả khi không có gì để nói kể từ lần gặp cuối cùng? Có nhu cầu cho họ không? Bắt đầu bằng việc đánh giá sự cần thiết cho cuộc họp. Bạn có thể không chỉ phân phối thông tin của cuộc họp qua email hoặc các phương tiện khác thay vì có cuộc họp thực tế?
4. Xác định chế độ của cuộc họp: Mặt đối mặt, phiên video trực tuyến, cuộc gọi hội nghị nhanh, v.v. Hãy nhớ rằng không phải tất cả các cuộc họp đều cần phải trực tiếp. Chọn phương thức họp tốt nhất dựa trên những gì cần đạt được. Có lẽ bạn cũng có thể ghi lại các cuộc họp cho những người cảm thấy khó tham gia – đây là lý do chính đáng để tổ chức các cuộc họp trực tuyến / cuộc gọi điện video.
5. Kiểm tra những người phù hợp đang tham dự: Bạn cần xác nhận sự tham dự của những người đóng góp quan trọng và người ra quyết định, nếu không, bạn không nên tổ chức cuộc họp ngay từ đầu. Để ra quyết định, tránh tổ chức các cuộc họp với nhiều hơn tám người – giới hạn người tham dự ở những người cần cung cấp thông tin đầu vào. Sau cuộc họp, hãy chia sẻ các quyết định được đưa ra trong cuộc họp với những người sẽ được hưởng lợi từ thông tin.
6. Đảm bảo không có những người không cần thiết: Công nhận và tôn trọng thời gian của mọi người. Trước khi bạn mời ai đó đến một cuộc họp, hãy tự hỏi bản thân, bạn có thực sự cần họ ở đó không? Có cách nào hiệu quả hơn để truyền tải thông tin đó đến họ mà không lãng phí thời gian ‘làm việc thực tế’ của họ không? Đôi khi các cuộc họp được lên kế hoạch mà không quan tâm đến thời gian của những người tham dự chúng. Người lập lịch, thường là sếp, thường đưa mọi người vào danh sách ngay cả khi chỉ có một cơ hội nhỏ rằng chủ đề đó có liên quan đến họ hoặc họ sẽ có điều gì đó có ý nghĩa để đóng góp. Họ nghĩ rằng nhiều trí óc hơn đồng nghĩa với nhiều cơ hội hơn để giải quyết vấn đề trong tầm tay – điều này là sai lầm và là một cách tiếp cận khá tai hại. Nó không chỉ khiến nhiều thành viên rời xa công việc mà còn làm xáo trộn sự tập trung, tạo ra nhiều cơ hội phân tâm, làm chậm tiến độ chung.
7. Đưa ra một chương trình rõ ràng: Thời gian họp phải được quản lý dựa trên một chương trình rõ ràng. Đảm bảo rằng mọi người đều nắm vững về cuộc họp. Hầu hết các chương trình nghị sự đều mơ hồ hoặc dư thừa với các cuộc trò chuyện bên lề đã diễn ra, vì vậy các cuộc họp giống như một sự dập tắt các quyết định được đưa ra ở nơi khác. Vì vậy, hãy chuẩn bị một chương trình nghị sự với mục đích và mục tiêu rõ ràng cho cuộc họp. Lập kế hoạch tốt trước. Đảm bảo bạn chuẩn bị chương trình họp kỹ lưỡng và trước thời hạn. Một chương trình làm việc rõ ràng sẽ giúp cuộc họp không bị lệch hướng bởi những mối liên hệ hoặc cuộc trò chuyện chéo.
8. Giám sát: Bắt đầu đúng giờ. Kết thúc đúng giờ. Giữ các cuộc họp càng ngắn gọn càng tốt. Xác định điểm dừng cố định cho các cuộc họp để giữ cho các phiên tập trung và chú ý đến thời gian của người tham dự. Các cuộc họp tệ hại đi lạc chủ đề, do đó, chương trình phải cung cấp sự kiểm soát thời gian rõ ràng cho tất cả những người tham gia. Trong các cuộc họp dài ngày, không hiếm người ta chứng kiến cảnh mọi người ngủ gật hoặc nhắn tin cá nhân trong lúc tụ tập.
9. Điều hành cuộc họp thực tế: Cuộc họp ‘lý tưởng’ là cuộc họp hoàn toàn đi vào chủ đề trong toàn bộ diễn biến của phiên họp. Vì mục đích này, hãy chỉ định một người điều hành cuộc họp. Anh ấy sẽ chịu trách nhiệm duy trì cuộc họp diễn ra, hạn chế các cuộc trò chuyện và tập trung vào nhiệm vụ trước mắt. Người điều hành hoặc chủ tọa cũng nên quản lý bất kỳ hành vi rối loạn tiềm ẩn nào bao gồm cả việc lang thang lạc đề, phàn nàn, hạ thấp mọi người và chỉ trích.
10. Thông báo đầy đủ cho những người tham gia: Các cuộc họp kéo dài vào phút cuối đôi khi là cần thiết, nhưng chúng phải là một ngoại lệ chứ không phải là quy tắc. Đảm bảo giờ và địa điểm không bị thay đổi vào phút cuối, vì vậy mọi người không đến nơi mà không chuẩn bị trước hoặc hoàn toàn không đến.
11. Cho phép mọi người chuẩn bị: Để cuộc họp hiệu quả và năng suất hơn, hãy cho phép mọi người chuẩn bị cho cuộc họp. Giúp mọi người nhớ lại chính xác những hành động sau cuộc họp đã thỏa thuận trước đó là gì. Gửi chương trình và mục tiêu của cuộc họp, đọc trước và mọi công việc tiềm năng trước khi có thông báo đầy đủ. Chuẩn bị thích hợp sẽ cho phép một cuộc thảo luận đầy đủ thông tin hơn. Đừng cảm thấy muốn sửa đổi tài liệu cuộc họp vào phút cuối.
12. Giữ cuộc họp tự nguyện: Chỉ khi những người tham gia chính không thể tham gia, hãy đảm bảo họ ủy quyền một người nào đó tham dự thay cho họ. Đã nói điều này, hãy cho phép người khác từ chối lời mời họp nếu họ muốn làm như vậy – không nên bắt buộc cuộc họp. Đừng bao giờ cho rằng bạn phải đi họp chỉ vì được mời. Các thành viên chỉ nên tham gia các cuộc họp khi họ cảm thấy những cuộc họp này quan trọng đối với họ. Hệ thống ‘cung cấp và yêu cầu’ này sẽ cho bạn biết liệu các cuộc họp của bạn có phù hợp với nhân viên hay không. Đó là một dấu hiệu xấu nếu không ai đến dự các cuộc họp của bạn, phải không?
13. Cuộc họp toàn cầu tại nhiều địa điểm: Đảm bảo màn hình và nội dung được nói củng cố lẫn nhau. Sự củng cố này đặc biệt hữu ích cho những người tham gia từ xa. Cố gắng không tổ chức các cuộc họp ngoài đề án bình thường trừ khi đó là trường hợp khẩn cấp. Quản lý các cuộc họp ảo với các múi giờ khác nhau một cách công bằng.
14. Tôn trọng các thành viên quốc tế: Các tổ chức được hưởng lợi từ thế mạnh, quan điểm và ý tưởng độc đáo thu được từ sự hợp tác giữa các nền văn hóa và quốc gia. Các cuộc họp bị thiên vị nhiều bởi phong cách giao tiếp và thói quen hội họp của phương Tây. Bao gồm những người có phong cách giao tiếp và công việc khác nhau: Nói với tốc độ mà mọi người có thể theo dõi dễ dàng, đặc biệt là những người không phải là người nói tiếng mẹ đẻ của ngôn ngữ của bạn (ví dụ: sử dụng ngôn ngữ đơn giản; tránh từ viết tắt; giảm thiểu tiếng lóng, biệt ngữ, từ thông tục và thành ngữ) . Hãy hết sức cẩn thận khi sử dụng các câu chuyện cười, vì khiếu hài hước của mọi người có thể rất khác nhau. Hầu hết các câu chuyện cười đều rất khó hiểu đối với những người không phải là người bản ngữ, những câu chuyện này thậm chí có thể gây khó chịu cho họ và sẽ khiến họ mất tập trung khỏi nội dung của bạn. Hãy nhớ rằng nếu các thành viên quốc tế không thể hiểu bạn, cuộc họp của bạn sẽ rất lãng phí thời gian đối với họ.
15. Chăm sóc hậu cần: Luôn luôn là một ý kiến hay khi sử dụng các yếu tố kích thích thị giác như video và bài thuyết trình. Xác nhận máy chiếu hoặc chia sẻ màn hình trực tuyến đang hoạt động bình thường. Đảm bảo không có vấn đề gì với Wi-Fi hoặc thiết bị hội nghị video, micrô, v.v. của địa điểm – tất cả những người tham gia từ xa sẽ có thể theo dõi cuộc thảo luận, nếu không cuộc họp sẽ trở nên vô nghĩa đối với họ.
16. Kết thúc bằng Kế hoạch hành động: Trước khi kết thúc cuộc họp, hãy dành thời gian để thảo luận về các bước tiếp theo. Điều này nên bao gồm việc phân bổ trách nhiệm và thời hạn rõ ràng, nếu không, tất cả thời gian dành cho cuộc họp sẽ chẳng là gì cả. Tiếp theo, hãy cung cấp biên bản sau cuộc họp với các điểm hành động và trách nhiệm rõ ràng. Đảm bảo ai đó có trách nhiệm ghi chú trong cuộc họp. Các ghi chú tiếp theo này cần phải rõ ràng và dễ hành động nhất có thể.
17. Cho phép và khuyến khích phản hồi sau cuộc họp: Tiến hành đánh giá cuộc họp của riêng bạn và hủy mọi cuộc họp không tăng thêm giá trị hoặc không hoạt động đúng với mục đích ban đầu của nó. Cho phép mọi người đưa ra phản hồi về cuộc họp. Phản hồi này sẽ giúp bạn quyết định về các cuộc họp trong tương lai.
18. Củng cố các nghi thức cuộc họp: Cuối cùng, và quan trọng nhất, hãy tôn trọng những người tham dự cuộc họp bằng cách thể hiện một số phép lịch sự cơ bản. Không bao giờ tham gia các cuộc họp trực tiếp khi bị ốm! Thật không may, một số người làm! Hầu hết mọi người đều coi việc để các thành viên bị cảm lạnh là cực kỳ thiếu chuyên nghiệp. Một khía cạnh khó chịu khác của các cuộc họp là những cá nhân nói quá nhiều hoặc khiến cuộc họp đi chệch hướng bằng cách thay đổi chủ đề, hoặc những người trở nên hung hăng và nói chuyện với nhau, và cuối cùng, khó chịu nhất là những người tham gia cuộc họp mà không chuẩn bị trước, đến nơi muộn, hoặc về sớm mà không báo trước.

Nếu bạn tuân theo các nguyên tắc được cung cấp, sẽ có ít cuộc họp mà bạn sẽ tham dự hơn trong tương lai, chỉ những cuộc họp cần thiết. Vì vậy, hãy cố gắng cho những cuộc họp ít hơn này, sử dụng thời gian của bạn một cách khôn ngoan, dành sự quan tâm đầy đủ cho họ và có mặt đầy đủ!

“Nếu mọi người cùng nhau tiến về phía trước, thì thành công sẽ tự chăm sóc cho chính nó” (Henry Ford)

Hãy nhớ rằng, không phải tất cả các cuộc họp đều xấu – các cuộc họp tốt là một ống dẫn cho sự thay đổi; những điều này cải thiện năng suất, giao tiếp và tích hợp công việc của nhóm, chưa kể đến sự hài lòng trong công việc và cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Các cuộc họp được lên lịch thường xuyên giúp điều chỉnh chiến lược của tổ chức với người của bạn và thậm chí giảm các cuộc họp lặp đi lặp lại / không cần thiết khác… bạn chỉ cần điều hành húng thật tốt.

Một số suy nghĩ cuối cùng…

Mặc dù tất cả chúng ta đều đồng ý rằng các cuộc họp là cần thiết cho sự hợp tác và đạt được mục tiêu, chúng ta cũng cần nhận ra rằng thời gian của các thành viên nên được coi trọng.

Tôi không muốn các thành viên hy sinh thời gian cá nhân và sức khỏe của họ cho những cuộc họp vô nghĩa liên quan đến công việc. Các nhà lãnh đạo và các thành viên không nên cho rằng tất cả các cuộc họp là tốt nhất cho tổ chức, họ cần nhận ra rằng những cuộc họp này đại diện cho một vấn đề lớn đối với tổ chức: mức năng suất, sự tập trung và mức độ gắn kết thấp hơn. Mỗi phút dành cho các cuộc họp vô nghĩa cũng dành thời gian cho công việc cá nhân, điều cần thiết không kém cho sự sáng tạo và hiệu quả.

Giải quyết tình trạng kém hiệu quả trong cuộc họp làm việc có thể là động lực duy nhất giúp tăng năng suất trong tổ chức của bạn.

Đảm bảo các cuộc họp hiệu quả không phải lúc nào cũng đơn giản, rất khó để thay đổi văn hóa họp độc hại đã ăn sâu trong nhiều tổ chức. Do đó, một giao thức rõ ràng về vấn đề này có thể chuyển thành hiệu quả và năng suất cao hơn, trao quyền nhiều hơn cho tổ chức của bạn, nâng cao tinh thần và động lực, đồng thời ít dung túng hơn cho việc lãng phí thời gian vì lợi ích của nó.

If Tired of Pointless Meetings… Then Read This!

Gonzalo Shoobridge, Ph.D.

All organizations rely on meetings as an essential component of coordinating work and people, yet most of us would agree that many of these meetings are inefficient.

Here I offer 20 guidelines on how to deal with pointless meetings that are disruptive, unnecessary rituals that hurt people’s engagement, and the wider organization’s performance.

“Meetings are a symptom of bad organization. The fewer meetings the better” (Peter Drucker)

Well-managed work meetings are more than just coordinating people, and actions and taking decisions. These are good occasions to be acknowledged by members. Good meetings provide an opportunity for people to get information and align thinking, socialize, and join other people or groups, and sometimes, in a good way, can also become an occasion to complain and express frustration.

Unfortunately, meetings are not always well managed: they are too frequent, poorly timed, sometimes irrelevant, and badly run. These negatively affect people’s morale leading to losses in productivity, collaboration, and well-being for all individuals involved.

The root cause for this? Simple, some too many leaders don’t know how to occupy their time / justify their management, but they are unsure about their roles, and they respond by generating pointless meetings which are not good for people’s morale and motivation. Many of these leaders spend more than half of their working hours in meetings that add little value to the organization.

These individuals consider their meetings to be an important part of work: Wrong! Just because these meetings take place in an office with people doesn’t mean it should be considered proper work when in reality nothing gets done. Most of these meetings are spent talking about work, or even worse, talking about the next meeting, without adding any value whatsoever.

Under these circumstances, meetings become maligned and unnecessary. People attending these pointless ‘get-togethers’ lose patience because they know they wasted the lost time after work or during the weekends of their families and private lives. Leaders scheduling these meetings need to be fully aware of the impact these are having on people.

Consequences of Bad Meetings

We all make fun of these leaders and how painful their pointless work meetings are, but that pain has serious detrimental consequences for individuals, teams, and organizations. Consider the following:

These wasteful meetings leave members with little or no time for their ‘real work. These take away time that could be dedicated to critical tasks, such as developing new opportunities and/or strengthening relationships.

An excessive number of meetings forces people to make trade-offs concerning how and when to accomplish their solo work. Sometimes tasks get dropped or are short-changed for quality. But more often people steal from their time to get that work done, leading to burnout.

Too many meetings interrupt members’ concentration flow.

Unplanned or simply badly booked meetings disrupt members’ line of thinking. Most members anticipate these interruptions and, for their sanity, simply don’t work on anything at all before the meeting. This pre-meeting dead time severely affects productivity and morale.

Those members who covertly do their tasks during meeting time may seem like a harmless way to maintain individual productivity in the short term, some call it multitasking, but it is considered rude and causes group productivity and camaraderie to deteriorate over the long term. When people don’t contribute to the discussion or pay attention to what’s being said, the team fails to reap the full benefits of convening, and the meeting doesn’t make the best use of everyone’s time.

When managers schedule a one-hour meeting, it doesn’t seem like a big deal, you think even if it isn’t completely productive, you’ve only lost one hour, right? This sort of rationale is wrong, meetings take time from all individuals attending. If there were eight participants in a useless hour-long meeting, the organization has lost eight hours, one per participant. Assuming that is a weekly meeting, the organization is wasting over 400 hours every year (nearly 60 days!) simply by calling that one specific meeting. Now imagine how many similar meetings occur within your organization daily – the potential amount of money and resources being wasted is enormous!

Note that members tend to keep on showing up for meetings even though they rarely get anything out of them, all this simply because their attendance is expected by their leaders. Direct reports under these insecure leaders find this ‘meeting overkill’ situation frustrating and question why they must endure them, not only the meetings but also the existence of these obstructive leaders.

“The least productive people are usually the ones who are most in favor of holding meetings” (Thomas Sowell)

Is the real purpose of such meetings simply to justify the manager’s time at work? Or do these leaders simply want to assert their authority over their team members? Remember, leaders who have the trust of their team members are more effective at driving positive change in the organization.

“The longer the meeting, the less is accomplished” (Tim Cook)

Changing the ‘Meeting Culture’ at your organization

The first thing you need to do is evaluate how the meeting overload is affecting your members’ effectiveness and morale, and use surveys, focus groups, or individual interviews to gather data and impressions from members. That will help you understand the full extent of the problem: the negative impact on member engagement, how much resentment is bubbling under the surface, and how much work isn’t getting done. Key questions would focus on: How well are leaders coordinating and communicating with people? How valuable are how you spend your time? How efficiently are you working as a team? Are these practices sustainable? How can your team improve this situation?

Real improvement will require systemic change, individuals can’t solve the pointless-meeting overload problem on their own because so many people are involved in the process of organizing, scheduling, and running these gatherings. It will take a collective coordinated effort to fix this engrained meeting culture.

Meetings are at the heart of an effective organization, and each meeting is an opportunity to clarify issues, set new directions, sharpen focus, create alignment, and move objectives forward” (Paul Axtell)

Consider the following guidelines/protocol to improve your internal meeting culture and thus run more effective meetings:

1. Clarify Purpose & Objectives: The root cause for the negativity towards certain meetings is because the real purpose of the meeting is misunderstood or even inexistent. Determine the type of meeting, is it a status update meeting? Information sharing meeting? Decision making meeting? Problem solving meeting? Innovation meeting? Or a team building meeting? Then ensure you have established clear goals for the meeting. Explain how these align with what the organisation is trying to achieve. Demonstrate to memberes why the meeting is relevant. If there is clear consensus on the meeting’s purpose, then it will be much easier to focus on making a decision during the meeting.
2. Prioritise strategic and tactical meetings: Concentrate your efforts on vision and strategy communication meetings by the organization’s leadership team, functional and cross-functional coordination meetings by heads of department, and project coordination meetings by team leaders. High-level meetings are held to discuss the direction of the organization. Lower-level meetings are used to delegate work and disseminate information. All other meetings in between just trying to fill in the gaps, these shouldn’t require much preparation and should be reduced in number and kept more informal.
3. Review the frequency of regular meetings: Some regular internal meetings might seem entirely ‘pointless’ to invited parties. Are these meetings necessary? Do they need to happen every single week? Even when there is nothing to say since the last meeting? Is there demand for them? Start by evaluating the necessity for the meeting. Can you not simply distribute the meeting’s information via email or other means instead of having the actual meeting?
4. Determine the meeting’s mode: Face to face, online video session, quick conference call, etc. Remember, not all meetings need to be face-to-face. Choose the best mode of meeting based on what needs to be achieved. Perhaps you can also record meetings for people who find it difficult to join – this is a good reason for organising online meetings / video calls.
5. Check the right people are attending: You need to confirm the attendance of key contributors and the decision-maker, otherwise is not point in having the meeting in the first place. For decision-making, avoid organizing meetings with more than eight people – limit attendees to people who need to provide input. After the meeting, share the decisions made in the meeting with those who will benefit from the information.
6. Ensure there are no unnecessary people: Recognise and respect your people’s time. Before you invite someone to a meeting, ask yourself, do you really need them there? Is there a more effective way to convey that information to them without wasting their ‘real work’ time? Sometimes meetings are scheduled with little regard for the time of people attending them. The scheduler, usually the boss, often throws people onto the roster even if there is only a small chance that the topic is relevant to them or that they’ll have something meaningful to contribute. They think more minds means more opportunities to solve the problem at hand – this is wrong and a quite damaging approach. Not only does it draw more members away from work, it also muddles the focus, presents more opportunities for distraction, slowing overall progress.
7. Provide a clear agenda: The meeting time must be managed against a clear agenda. Make sure everyone is on the same page before the meeting. Most of the times the agenda is vague or redundant with side conversations that have already occurred, so the meetings feel like a rubber-stamping of decisions made elsewhere. So prepare an agenda with clear purpose and objectives for the meeting. Plan well in advance. Ensure you prepare the meeting agenda thoroughly and ahead of time. A clear agenda will prevent the meeting from being derailed by tangents or cross conversation.
8. Monitor timekeeping: Start on Time. End on Time. Keep meetings as brief as possible. Book rooms for shorter periods, as pointless meetings will expand to fill whatever time is given to them. Determine a hard stop for meetings to keep sessions focused and mindful of attendees’ time. Bad meetings wander off-topic, therefore the agenda must provide clear time control for all participants. In long meetings, it is not rare to witness people falling asleep or sending personal messages during the gathering.
9. Manage the actual meeting: The ‘ideal’ meeting stays on a topic completely during the entire course of the session. For this purpose assign a meeting moderator. He will be in charge of keeping the meeting moving, the conversations limited, and the focus on the task at hand. The moderator or chairman should also manage any potential dysfunctional behaviors including wandering off topic, complaining, putting people down, and criticizing.
10. Give enough notice to participants: Last‑minute meetings are sometimes necessary, but they should be an exception and not the rule. Ensure hours and locations are not changed at the last minute, so people don’t arrive unprepared or don’t come at all.
11. Allow people to prepare: For the meeting to be more effective and productive, allow people to prepare for it. Help people recall exactly what the previously agreed post-meeting actions were. Send out the agenda and objectives of the meeting, pre-reads and any potential pre-work with adequate notice. Proper preparation will allow for a more informed discussion. Don’t feel tempted to amend meeting materials at the last minute.
12. Keep meetings voluntary: Only if key participants can’t join, ensure they delegate someone to attend in their place. Having said this, do allow other people to decline meeting invitations if they wish to do so – no meeting should be compulsory. Never assume you must go to a meeting just because you were invited. Members should only attend meetings when they feel these are important to them. This system of ‘offer and demand’ will let you know if your meetings are relevant for employees or not. It is a bad sign if nobody comes to your meetings, right?
13. Global multi-location meetings: Be sure the screen and the spoken content reinforce each other. This reinforcement is particularly helpful for those joining remotely. Try not to hold meetings outside of normal business hours unless it’s an emergency. Manage virtual meetings with different time-zones fairly. Don’t allow the same group of people to take calls outside working hours all the time. Ensure all those individuals who must attend meetings outside working hours recover these as time off in lieu (TOIL).
14. Respect international members: Organisations benefit from unique strengths, perspectives, and ideas that are gained from collaboration across cultures and nationalities. Meetings are heavily biased by Western communication styles and meeting habits. Be inclusive of those with different work and communication styles: Speak at a rate that people can follow easily, especially those who are not native speakers of your language (e.g. use simple language; avoid acronyms; minimize slang, jargon, colloquialisms, and idioms). Be very careful when using jokes, as people’s sense of humor can be very different. Most jokes are very hard to understand for non-native speakers, these can be even offensive to them, and will distract them from your content. Remember if international members cannot understand you, your meeting is a waste of time for them.
15. Take care of logistics: It is always a good idea to use visual stimulus such as videos and presentations. Confirm the projector or online screenshare are working properly. Ensure there are no issues with the venue’s Wi-Fi or video conference equipment, microphones, etc. – all people joining remotely should be able to follow the discussion, otherwise the meeting is pointless to them. Confirm there are enough chairs for all participants and the room is not double booked. It is important to note that employees are more likely to enjoy a meeting if it is held offsite and involves free food and drink.
16. End with an Action Plan: Before the end of your meeting allow time to discuss the next steps. This should include allocating responsibilities and clear deadlines, otherwise, all the time spent on the meeting will be for nothing. As a follow-up provide post-meeting minutes with clear action points and responsibilities. Ensure somebody is responsible for notetaking during the meeting. These follow-up notes need to be as clear and as actionable as possible.
17. Allow and encourage post-meeting feedback: Conduct your own meeting audit and cancel every meeting that doesn’t add value or has outlived its original purpose. Allow people to offer feedback on the meeting. This feedback will help you decide on your future meetings.
18. Reinforce meeting etiquette: Finally, and most importantly, respect the people who attend the meeting by showing some basic politeness. Never attend face-to-face meetings when sick! Unfortunately, some people do! Most people regard exposing members to the common cold as extremely unprofessional. Another frustrating aspect of meetings is those individuals who talk too much or take the meeting off-track by changing the subject, or those who become aggressive and talk over each other, and finally, the most irritating are those who join the meeting unprepared, arrive late, or leave early without notice.

If you follow the guidelines provided, there will be fewer meetings that you will be attending in the future, only the necessary ones. So make an effort for these fewer meetings, use your time wisely, give them your full attention and be fully present!

“If everyone is moving forward together, then success takes care of itself” (Henry Ford)

Remember, not all meetings are bad – good meetings are a conduit for change; these improve productivity, communication, and integration of the team’s work, not to mention job satisfaction and work-life balance. Regularly scheduled meetings help align your organization’s strategy with your people, and even reduce other unnecessary/repetitive meetings… you just need to manage them well.

Some Final Thoughts…

Although we all agree meetings are essential for collaboration and reaching our goals, we also need to realise that members’ time should be valued.

I don’t want members to sacrifice their personal time and wellbeing for pointless work-related meetings. Leaders and members should not assume all meetings are best for the organisations, they need to realise these represent a big problems to the organisation: lower levels of productivity, focus, and engagement. Every minute spent on pointless meetings also eats into time for solo work that is equally essential for creativity and efficiency.

Addressing work meeting inefficiencies could be the biggest single boost to productivity in your organisation.

Ensuring meetings are effective isn’t always simple, it is difficult to change a deep-rooted toxic meeting culture in many organisations. Therefore, a clear protocol on the matter can translate into more efficiency and productivity, more empowerment across your organisation, enhanced morale and motivation, and less tolerance for wasting time for the sake of it.