Đề Án Tổ Chức Trại Họp Bạn và Hội Thảo Huynh Trưởng GĐPT Việt Nam tại Hoa Kỳ, 2019

DANH HIỆU – MỤC ĐÍCH – THỜI GIAN – ĐỊA ĐIỂM

I. MỤC ĐÍCH:

1. Tạo điều kiện gặp gỡ, kết chặt tình Lam, tìm hướng phát triển tổ chức hữu hiệu hơn trong đời sống hiện tại cũng như trao đổi kinh nghiệm sinh hoạt giữa Huynh Trưởng các Cấp của Gia Đình Phật Tử Việt Nam tại Hoa Kỳ.
2. Biểu dương sức sống của Tổ chức qua những thành quả sinh hoạt của đơn vị Gia Đình và Miền trong tinh thần “vui dựng gia đình”.
3. Gợi nhớ giai đoạn bi hùng của đạo pháp và dân tộc sau 30 tháng 4 năm 1975 và sự hình thành và phát triễn Gia Đình Phật Tử Việt Nam tại Hoa Kỳ từ 1975-2019.

II. DANH HIỆU:
VIÊN LẠC, Pháp danh thánh tử đạo Viên Lạc – Phạm Gia Bình vị pháp, vị quốc thiêu  thân

III. KHẨU HIỆU:
DŨNG

IV. PHÙ HIỆU TRẠI:

V: TRẠI CA:

VI.THỜI GIAN:
02 giờ 00 chiều thứ Sáu ngày 30 tháng 08 đến 04 giờ 00 chiều Chủ Nhật ngày 01 tháng 09 năm 2019

VII. ĐỊA ĐIỂM:
Boy Scouts of America – Camp Herms
1100 James Pl, El Cerrito, CA 94530
Điện thoại: (510) 235-8312 

NỘI DUNG SINH HOẠT – HỘI THẢO – LỄ HỘI

I. LỄ:

1. Lễ khai mạc và bế mạc (có chương trình riêng)
2. Lễ Tưởng Niệm – Ghi ơn, nhớ ơn và đền ơn

II. HỘI:
1. Hội diễn vượt biển tìm tự do
2. Hội diễn những ngày tháng trên đảo tị nạn
3. Hội diễn ngọn lửa bồ tát Viên Lạc vì đạo pháp và dân tộc thiêu thân
4. Sưu tầm, lập phòng trưng bày hình ảnh và hiện vật lưu niệm của Bồ tát Viên Lạc Phạm Gia Bình

 THÀNH PHẦN THAM DỰ

 Chư Tôn Đức chứng minh
Ban Cố Vấn Trại
Ban Bảo Trợ Trại
Khách mời
Thân hữu (Ban Hướng Dẫn mời)
Đoàn viên các Đoàn Huynh Trưởng và Cựu Huynh Trưởng
Huynh Trưởng các Cấp thuộc các đơn vị Gia Đình Phật Tử trên toàn quốc Hoa Kỳ (từ Huynh trưởng Tập Sự trở lên)

THÀNH PHẦN BAN QUẢN TRẠI

BAN THƯỜNG VỤ:
Trại Trưởng
Hai (2) Trại phó
Trưởng khối Hành chánh
Trưởng khối Sinh hoạt
Trưởng khối Nghi lễ
Trưởng khối Hội thảo
Trưởng khối Yểm trợ

CÁC KHỐI:

Khối Hành chánh:
Trưởng khối:

Các Tiểu Ban:
Thư ký
Thủ quỹ
Tiểu ban Thông tin, Báo chí
Tiểu ban Phim ảnh
Tiểu ban Triển lãm
(Hình ảnh và hiện vật lưu niệm của Bồ tát Viên Lạc Phạm Gia Bình
Sức sống Gia Đình Phật Tử Việt Nam Tại Hoa Kỳ) 

Khối Sinh hoạt:
Trưởng khối

Các Tiểu ban
Tiểu Ban Đời sống Trại
Tiểu Ban Họa mi
(Sáng tác nhạc, Sưu tầm nhạc, Ca, Vũ, Nhạc, Kịch)
Tiểu Ban Tinh Thần
Tiểu Ban Hội diễn
(Đêm chôn dầu vươt biển; Những tháng ngày trên đảo tị nạn; Ngọn lửa Bồ tát Viên Lạc Phạm Gia Bình)

Khối Hội Thảo
Trưởng Khối

Các Tiểu Ban
Tiểu Ban Tài liệu & Thuyết Trình
Tiểu Ban Điều hành
Tiểu Ban Thư ký
Tiểu Ban Kỹ thuật

Khối Nghi Lễ:
Trưởng khối

Các Tiểu ban:
Tiểu Ban Nghi lễ & Tưởng niệm
(Lễ truy niệm Bồ tát Viên Lạc Phạm Gia Bình)
Tiểu Ban Giao tế & Tiếp tân

Khối Yểm trợ:
Trưởng khối

Các Tiểu Ban:
Tiểu Ban Vận động
Tiểu Ban Trang hoàng
Tiểu Ban Ẩm thực
Tiểu Ban Vận chuyển
Tiểu Ban âm thanh, ánh sáng
Tiểu Ban Tiếp liệu
Tiểu Ban Y tế & Vệ sinh

NHIỆM VỤ CỦA BAN QUẢN TRẠI:

TRẠI TRƯỞNG:
Điều hành tổng quát Trại
Chủ tọa các phiên họp của Ban Quản Trại
Chuẩn chi

TRẠI PHÓ
Phụ tá Trại Trưởng điều hành Trại
Thay Trại Trưởng khi vắng mặt

KHỐI HÀNH CHÁNH

Trưởng khối Hành chánh
Tổ chức nhân sự và điều hành Khối

Thư ký
Đảm trách phần hành chánh Trại
Điều hành các buổi Lễ chung của Trại
Liên hệ các Khối để thực hiện Cẩm Nang Trại
Tổ chức thi sáng tác và thực hiện Phù hiệu Trại
Thực hiện Phù hiệu Ban Quản Trại
Lập Biên Bản các buổi họp của Ban Quản Trại
Thư Cung thỉnh và Thư mời Ban Chứng Minh, Ban Cố Vấn và Ban Bảo Trợ Trại
Tổng kết thành quả Trại
Thực hiện Thư Cảm tạ

Thủ quỹ:
Phụ trách phần tài chánh của Trại
Giữ hiện kim, hiện vật cũng như tặng phẩm của Trại
Thực hiện quà lưu niệm và phần thưởng các cuộc thi đua
Xuất theo chuẩn chi của Trại Trưởng
Tổng kết tài chánh và báo cáo trong Lễ Bế Mạc 

Tiểu Ban Thông tin Báo chí:
Liên hệ các cơ quan truyền thông báo chí để phổ biến tin tức liên quan đến Trại Họp Bạn.
Thực hiện bản tin trước Trại và trong thời gian Trại
Thực hiện Kỷ Yếu Trại.

Tiểu Ban Phim Ảnh:
Ghi lại đầy đủ hình ảnh sinh hoạt Trại
Thực hiện Video hoặc DVD
Thực hiện CD hình ảnh sinh hoạt Trại

Tiểu Ban Triển Lãm:
Sưu tầm, lập phòng trưng bày hình ảnh và hiện vật lưu niệm của bồ tát Viên Lạc Phạm Gia Bình
Sức sống Gia Đình Phật Tử Việt Nam Tại Hoa Kỳ

KHỐI SINH HOẠT:

Trưởng Khối:
Tổ chức nhân sự và điều hành Khối

Tiểu Ban Đời sống Trại:
Hoạch định và điều hành chương trình Trại linh hoạt nhưng giữ đúng giờ giấc đã quy định
Điều hành các buổi sinh hoạt chung
Quản trò trong các buổi lửa trại
Thực hiện các hiệu lệnh tập họp

Tiểu Ban Họa Mi Trại:
Tập Trại ca và những bài hát sinh hoạt mới
Quản ca Đêm lửa Trại và hoạt náo trong những buổi sinh hoạt chung

Tiểu Ban Tinh thần Trại:
Nhắc nhở Trại sinh giữ kỷ luật chung
Tổ chức các phiên trực đêm
Khuyến cáo Trại sinh vi phạm Nội Lệ Trại
Lập biên bản và đề nghị biện pháp mỗi khi cá nhân vi phạm kỷ luật.

Tiểu Ban Hội diễn:
Điều nghiên và tổ chức những buổi hội diễn phản ảnh trung thực, gần gủi với sử liệu
Viết thành kịch bản cho những tiết mục Hội diễn:
Đêm chôn dầu vượt biển
Những tháng ngày trên đảo tị nạn
Ngọn lửa Bồ tát Viên Lạc Phạm Gia Bình

KHỐI HỘI THẢO:

Trưởng khối:
Tổ chức nhân sự và điều hành khối

Tiểu ban Tài liệu và Thuyết trình:
Phân phát tài liệu thuyết trình
Nắm vững đề tài và trình bày mạch lạc trước hội nghị

Tiểu ban Điều hành:
Điều hành tổng quan chương trình hội thảo

Tiểu ban thư ký:
Lập Biên bản các cuộc hội thảo, đúc kết thành quả hội thảo

Tiểu ban kỹ thuật:
Chuẩn bị những máy móc và vật liệu cần thiết cho nhu cầu thuyết trình và hội thảo, đặt biệt là phần âm thanh.

KHỐI NGHI LỄ:

Trưởng Khối:
Tổ chức nhân sự và điều hành Khối

Tiểu Ban Nghi Lễ, Tưởng niệm:
Phụ trách phần Nghi lễ trong các buổi lễ.
Gợi ý và góp ý với các tiểu ban có Hội diễn và thi đua để phản ảnh trung thực diễn biến lịch sử
Tổ chức trọng thể Lễ Tưởng Niệm để nói lên tinh thần: Ghi ơn, nhớ ơn và đền ơn.
Tổ chức thăm viếng hoặc… đến những gia đình nằm trong đối tượng ghi ơn, nhớ ơn và đền ơn và những gia đình có truyền thống GĐPT.
Viết bài để phổ biến trên các hệ truyền thông của Cộng đồng nhằm khuyến khích, cổ động yểm trợ tinh thần và vật chất cho Trại.

Tiểu Ban Giao tế và Tiếp tân:
Liên hệ các Chùa Tự viện, các tổ chức Phật giáo để vận động tham dự các buổi lễ và yểm trợ Trại
Đón tiếp Chư tôn Giáo phẩm và quan khách
Dựng một Vãng lai quán

KHỐI YỂM TRỢ:

Trưởng Khối:
Tổ chức nhân sự và điều hành khối

Tiểu Ban Trang hoàng
Cổng trại
Quảng trường
Lễ đài chính

Tiểu Ban Ẩm thực:
Tổ chức và điều hành Câu lạc bộ và Thừa lương quán
Tiếp nhận thực phẩm và phân phối
Trai soạn cúng dường chư tôn đức và quan khách

Tiểu Ban Vận Chuyển:
Tổ chức đưa đón và hướng dẫn trại sinh các nơi về đất trại
Đưa đón Chư tôn Giáo phẩm về tham dự Trại
Ấn định chỗ đậu xe: Chư Tôn đức, quan khách, Ban Quản trại và trại sinh

Tiểu Ban âm Thanh & ánh sáng:
Thiết trí hệ thống âm thanh toàn trại
Ánh sáng khu vực đất trại

Tiểu Ban Y tế & vệ sinh:
Thiết lập một phòng y tế
Dự phòng phương tiện cấp cứu
Liên lạc với một bệnh viện địa phương gần trại để phòng khi cấp cứu
Nhắc nhở Trại sinh giữ gìn vệ sinh chung
Thực hiện thùng hoặc bao đựng rác tại những địa điểm cần dùng như câu lạc bộ, Thừa lương quán…

Tiểu Ban Tiếp liệu:
Tổ chức và điều hành chợ phiên
Cung cấp theo phiếu yêu cầu của Ban Quản Trại

HÌNH THỨC TỔ CHỨC:

Nhằm mục đích gợi nhớ các thời kỳ lịch sử phát triển của GĐPTVN tại Hoa Kỳ nên hình thức trại được chia ra thành 4 Tiểu trại, với danh xưng của 4 Huynh Trưởng:
Hồng Liên Phan Cảnh Tuân – Nguyên Phương Hoàng Trọng Cang
Minh Dũng Phú Toàn Cương – Tâm Huệ Đoàn Thị Kim Cúc

CÁC NHU CẦU CẦN YỂM TRỢ CƠ BẢN:
Cổng trại
Quảng trường, trung tâm
Lễ đài chính
2 Sân bóng chuyền

CHƯƠNG TRÌNH TỔNG QUÁT:
Ban Quản trại sẽ điều nghiên và phổ biến trong Cẩm Nang Trại

MỘT SỐ VẤN ĐỀ KHÁC: 

Trại phục:
Lễ khai mạc: Lễ Phục Gia Đình Phật Tử
Những trang phục khác Ban Quản Trại sẽ phổ biến trong Cẩm Nang Trại

Trại phí:
Huynh Trưởng: 50 Mỹ kim
Đơn vị: 100 Mỹ kim
Ban Hướng Dẫn Miền: 200 Mỹ kim

Ngoài ra các Miền còn có thể tổ chức gây quỹ để hỗ trợ cho Trại thêm phương tiện tổ chức Trại đầy đủ hơn.

PHỤ LỤC:

Đơn ghi danh tham dự trại