Huệ Thông: Cách điều chỉnh kế hoạch hoạt động trong cuộc khủng hoảng COVID-19 | How to adjust activies plans during the COVID-19 crisis
Sen Trắng Hoa Kỳ 
Cách điều chỉnh kế hoạch hoạt động
trong cuộc khủng hoảng COVID-19
Huệ Thông | theo TEKsystems
Điều hướng các tác động của đại dịch COVID-19 là điều chưa từng có. Ưu tiên hàng đầu và quan trọng nhất của chúng ta hiện nay là đảm bảo được sự hỗ trợ các đơn vị GĐPT và lam viên trên toàn quốc.
Đại dịch COVID-19 toàn cầu đã thách thức các tổ chức hoạt động theo những cách mới. Trong ngắn hạn, chúng ta đang phải đối mặt với những thay đổi lớn về đường hướng, kế hoạch; về lâu dài, cần phải thích nghi và tiếp tục đạt được những tiến bộ đối với mục tiêu, lý tưởng ban đầu.
Trong trường hợp bình thường, mong muốn thay đổi đã đủ khó khăn. Đàng này sự thay đổi là điều tiên quyết và bắt buộc, có thể còn khó khăn hơn. Tùy thuộc vào mức độ môi trường hoạt động của mỗi địa phương, cá nhân, chúng ta có thể cảm thấy rằng mình không được trang bị để điều hành trong hoàn cảnh thay đổi năng động và không chắc chắn này. Đừng nghĩ tiêu cực như vậy, chúng ta có thể còn tiến xa hơn những gì mình nghĩ.
Mặc dù nhiều tổ chức có phương án thay đổi tổ chức xoay quanh các khía cạnh kỹ thuật, việc tập trung và phát triển các kế hoạch dự phòng cũng như các phương pháp hay nhất về tính liên tục của tổ chức xung quanh con người của bạn sẽ giúp bạn định hướng văn hóa hoạt động mới này — đồng thời duy trì hiệu năng phát triển.
Xây dựng một khuôn khổ để giao tiếp và tính liên tục trong công việc
Hầu hết các tổ chức sẽ được kỳ vọng sẽ hoạt động như trước khi xảy ra đại dịch nhưng sẽ phải làm theo cách khác thông qua điều hành ảo và từ xa. Nếu bạn đã có sẵn một kế hoạch liên tục các hoạt động, bạn sẽ cần đảm bảo rằng nó bao gồm tất cả các nhu cầu của tổ chức. Điều này bao gồm việc hiểu cách đưa ra quyết định khi không chắc chắn — cách tiếp cận tốt nhất để duy trì sự tập trung vào việc thực hiện, cộng tác và giao tiếp từ xa cũng như giữ cho các hoạt động tiếp tục là gì?
Để làm được điều này, các tổ chức cần đảm bảo chiến lược hoạt động của họ kết hợp điều hành khủng hoảng, khắc phục thảm họa và quản lý rủi ro để thích ứng và trở lại đúng hướng với các nỗ lực hoạt động thực sự. Xin lưu ý rằng không phải tất cả các sáng kiến thay đổi đều giống nhau, do đó, cách tiếp cận phải linh hoạt và có thể mở rộng để phù hợp với nhu cầu của tổ chức. Sử dụng các phương pháp quản lý thay đổi có cấu trúc sẽ giúp xây dựng nhận thức về thay đổi khi các thành viên của bạn trở nên thoải mái hơn với những cách mới.
Hiểu các thành viên của bạn bị ảnh hưởng như thế nào
Nhiều kế hoạch dự án thường tập trung vào công nghệ – không phải con người hoặc quy trình. Trong lịch sử, những lo ngại về khủng hoảng chủ yếu xoay quanh việc bảo vệ viễn thông, mạng băng thông rộng, máy chủ và dữ liệu để các tổ chức tiếp tục hoạt động an toàn. Giờ đây, các tổ chức cần tập trung vào việc kết nối mọi người của họ với nhau và tận dụng các kỹ năng hỗ trợ để thúc đẩy giao tiếp.
Truyền thông có mục tiêu có thể giúp giải quyết các thách thức về cách xa xã hội, làm việc trong môi trường từ xa hoặc quản lý các cuộc họp và cuộc gọi hội nghị ảo. Do đó, điều quan trọng là phải thực hiện một chiến lược giao tiếp để nhanh chóng chuyển các thành viên sang một mô hình từ xa mà trước đây họ không quen thuộc, theo cách vẫn hỗ trợ họ.
Điều quan trọng nữa là tăng cường cách thức để các thành viên cung cấp phản hồi và báo cáo các vấn đề hoặc mối quan tâm trong môi trường ảo hoặc từ xa. Không có vòng phản hồi có thể làm chậm việc áp dụng thay đổi rất nhiều, hoặc thậm chí khiến nó không thành công. Đào tạo theo mục tiêu có thể được cung cấp để đảm bảo các thành viên nhận thức được các công cụ và kỹ thuật có sẵn để cung cấp phản hồi trong môi trường từ xa và giữ kết nối với các thành viên trong nhóm và các nhà lãnh đạo. Ngoài ra, việc ưu tiên các đường dây liên lạc sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng thể hơn về các đội, cũng như giúp nâng cao tinh thần tích cực trong các trạng thái chuyển đổi.
Đặt ra các hướng dẫn và kỳ vọng cho công việc ảo sẽ giúp mọi người tập trung và làm việc hiệu quả trong thời gian không chắc chắn. Nhiều thành viên chưa bao giờ phải tổ chức hoặc tham gia các cuộc họp ảo trước đây — họ có thể không chắc chắn về cách hành động hoặc có thể không tự tin trong việc sử dụng công nghệ ảo hoặc các công cụ cộng tác ngay lập tức. Cung cấp đào tạo và phát triển trao quyền cho tổ chức của bạn, chẳng hạn như huấn luyện quản lý nhóm ảo và quản lý cộng tác, có thể giúp các thành viên xoay trục, áp dụng các cách làm việc mới và vận hành hiệu quả.
Điều hướng hiện tại trong khi lập kế hoạch cho tương lai
Trong ngắn hạn, các tổ chức có thể tự tìm kiếm các mẫu liên tục của các hoạt động và kế hoạch dự phòng để giúp giao tiếp với nhóm của họ và thiết lập các quy trình — tất cả những điều này chắc chắn sẽ giúp bắt đầu điều hướng quản lý thay đổi của họ.
Tuy nhiên, điều quan trọng là phải xem xét bức tranh toàn cảnh và đảm bảo chương trình của bạn có thể thích ứng không chỉ với môi trường mới mà còn bền vững về lâu dài — với khả năng phát triển khi phát triển, trong bất kỳ loại khủng hoảng nào, tiếp tục thay đổi . Bằng cách phát triển và bồi dưỡng những thay đổi hành vi trong một kế hoạch tập trung vào con người cho công việc từ xa, các thành viên sẽ có thể tiếp tục trau dồi những kỹ năng đó khi hoạt động trở lại “bình thường” và duy trì năng lực mới khi trở lại chùa. Các thành viên đã học được các kỹ năng mới trong cộng tác từ xa và quản lý bản thân sẽ thậm chí còn hiệu quả hơn khi được đặt vào các tình huống đặc biệt ngoài cuộc khủng hoảng COVID-19 ngày nay. Các tổ chức sẽ có vị thế tốt hơn để đối phó với các cuộc khủng hoảng tương tự trong tương lai, với khả năng mở rộng quy mô một cách dễ dàng.
Nó phụ thuộc vào sức mạnh tổng hợp giữa con người, quy trình và công nghệ
Những gì chúng ta đang trải qua ngày hôm nay tổng hợp ở cấp độ cá nhân, nơi chúng ta phải điều hành nhóm và bản thân, đồng thời tận dụng các công cụ phù hợp để thành công. Dẫn dắt những người bị ảnh hưởng nhiều nhất bởi sự thay đổi khi bạn tiến lên trong quá trình chuyển đổi hoạt động của tổ chức sẽ giúp xây dựng cam kết mạnh mẽ hơn. Và những lợi ích thu được có thể duy trì sự chuyển đổi trong dài hạn, cho dù bạn có lên kế hoạch cho nó hay không.
How to adjust activies plans during the COVID-19 crisis
Most organizations will be expected to perform as they were prior to the pandemic but will have to do it differently through virtual and remote management. If you had a activities continuity plan in place, you’ll need to make sure it covers all the needs of the organization. This includes understanding how to make decisions with uncertainty—what is the best approach to maintain focus on execution, collaborate and communicate remotely, and keep the activities going?
To do this, organizations need to ensure their activities strategy incorporates crisis management, disaster recovery and risk management in order to adapt and get back on track to true activities efforts. Keep in mind that change initiatives aren’t all the same, so the approach should be flexible and scalable to match the needs of the organization. Using structured change management approaches will help build change awareness as your members become more comfortable with new ways.
Charting a crisis: Bolstering business continuity with organizational change management
Navigating the implications of the COVED-19 pandemic is unprecedented. Our first and foremost priorities are ensuring we’re supporting our members across the nation.
The global COVED-19 pandemic has challenged organizations to operate in newfound ways. In the short term, we’re facing enormous scope changes to their plans; in the long term, they must adapt and continue to make progress on their original goals.
Expected change can be hard enough in ordinary circumstances. Leading forced change management for an organization, all while being virtual, can be even harder. Depending on the magnitude of your working environments, you may feel that you’re not equipped to manage this dynamic, uncertain change—but you’re further along than you think.
While many companies have an organizational change management program around technical aspects, focusing and evolving your contingency plans and business continuity best practices around your people will help you navigate this new working culture—and keep productivity up and running.
Understand how your members will be impacted
Many project plans are often centered around technology—not people or process. Historically, crisis concerns have primarily revolved around protecting telecommunications, broadband networks, servers and data for organizations to continue to operate securely. Now, there’s a need for organizations to focus on connecting their people to each other and leveraging facilitation skills to foster communications.
Targeted communications can help address challenges with social distancing, working in a remote environment, or managing virtual meetings and conference calls. Therefore, it’s important to execute a communication strategy that quickly shifts members into a remote model that they’re previously not accustomed to, in a way that still supports them.
It’s also critical to increase ways for members to provide feedback and escalate issues or concerns in a virtual or remote environment. Not having a feedback loop can slow change adoption immensely, or even cause it to fail. Targeted training can be provided to ensure members are aware of the tools and techniques available to provide feedback in a remote environment and stay connected with team members and leaders. In addition, prioritizing communication lines will provide you a more holistic view across teams, as well as help to lift active spirit during transition states.
Setting guidelines and expectations for virtual work will help keep people focused and productive during times of uncertainty. Many members have never had to host or participate in virtual meetings before—they may not be sure how to act or may not be confident in using virtual technology or collaboration tools right away. Providing empowering training and development to your organization, such as virtual team management coaching and collaboration management, can help members pivot, adopt new ways of working and operate productively.
Navigate the now while planning for the future
In the short term, organizations may find themselves looking for activates continuity templates and contingency plans to help communicate to their teams and set processes in place—all of which will certainly help to begin navigating their change management.
However, it’s critical to consider the bigger picture and ensure your program is adaptable to not only your new environment, but one that is also sustainable for the long term—with the ability to evolve as developments, in any kind of crisis, continue to change. By developing and fostering the behavioral changes within a people-focused plan for remote work, members will be able to continue to hone those skills when operations return to “normal” and stay aligned in new capacities once back at the temple. Members that have learned new skills in remote collaboration and self-management will be even more effective when put in unique situations beyond today’s COVED-19 crisis. Organizations will be better positioned to deal with similar crises in the future, with the ability to scale up or down with ease.
It comes down to the synergy between people, process and technology
What we’re experiencing today boils down to an individual level where we must manage our teams and ourselves, while leveraging the right tools to succeed. Leading the people most impacted by change as you move forward in transitioning your organization’s operations will help build stronger commitment. And the resulting benefits can sustain transformation in the long term, whether you were planning for it or not.
