Tâm Thường Định phỏng dịch: Làm thế nào để điều hành một cuộc họp chánh niệm | How To Run A Mindful Meeting

* Theo Regan Hillyer | Forbes Councils Member

Chánh niệm và thiền định hiện là những khái niệm chủ đạo được công nhận, thực hành và đánh giá cao trong các tổ chức đoàn thể và được thảo luận vì hạnh phúc của mọi thành viên của họ. Chánh niệm và những ai theo đuổi không còn bị coi là những thực hành bên lề trong trong thời đại mới. Hầu hết chúng ta đều hiểu tầm quan trọng và giá trị của những kỹ năng đơn giản nhưng quan yếu này trong cuộc sống hàng ngày và rất thành thạo các phương pháp chánh niệm.

Chánh niệm và tĩnh lặng là đặc điểm của Phật giáo và thực hành Phật giáo. Chánh niệm đương đại hiện đã được điều chỉnh cho phù hợp với cuộc sống thế tục như một yếu tố chính trong các chương trình sức khỏe, sức khỏe tâm thần và là phương tiện ngăn chận cũng như là liều thuốc giải độc cho những căng thẳng của cuộc sống hay công việc hiện nay.

Về cơ bản, chánh niệm rèn luyện suy nghĩ của chúng ta để nhận thức được những gì chúng ta đang cảm nhận trong thời điểm hiện tại thay vì tái hiện quá khứ hoặc tưởng tượng về tương lai. Nó thể hiện nhận thức có cơ sở về thời điểm, điều chỉnh sự tập trung của chúng ta vào những suy nghĩ, cảm xúc và cảm giác của chính chúng ta về môi trường xung quanh, ngay lập tức của chúng ta.

Chánh niệm cũng chấp nhận rằng không có cách cảm nhận “đúng hay sai”; những cảm xúc mà một người trải qua ở đây và bây giờ là không bị phán xét và có giá trị.

Chánh niệm trong cuộc sống hàng ngày của bạn là có giá trị và có ý nghĩa, nhưng làm thế nào một người, với tư cách là một nhà lãnh đạo, người điều hành cuộc họp hoặc trưởng, có thể khai thác những thực hành này để điều khiển một cuộc họp có ý nghĩa và thu hút người tham dự?

Trong công việc ngày càng mở rộng, các cuộc họp trao đổi thông tin thường xuyên là cần thiết và vì các cộng sự ở nhiều nơi cũng như ở nhiều múi giờ khác nhau, nên các cuộc họp, mặc dù cần thiết, phải phù hợp, có ý nghĩa và phù hợp với mục tiêu. điểm.

Bạn đã bao giờ có mặt trong một căn phòng, hoặc trong một không gian ảo, cho một cuộc họp và thấy sự tập trung của mọi người giảm dần và trôi đi khi họ trở nên lơi là hoặc không có mặt đầy đủ? Đây là thời điểm để lùi lại một bước và đánh giá chính xác lý do tại sao tập thể của chúng ta, những người mà bạn kỳ vọng lại không gắn kết.

Đầu tiên, hãy kiểm tra chính mình. Bạn đang đến hoặc theo dõi cuộc họp trong trạng thái kém bình tĩnh? Nếu bạn bắt đầu cuộc họp trong trạng thái lo lắng, điên cuồng, hỗn loạn hoặc thậm chí là buồn chán, bạn sẽ tự động truyền trạng thái này đến nhóm của mình. Dành thời gian trước cuộc họp, thay vì tổ chức các cuộc họp liên tục, hãy dành ra 5 hoặc 10 phút để thực hành một số bài tập chánh niệm và tập thở cũng như cải thiện trạng thái tinh thần của bạn. Nuôi dưỡng một trạng thái cởi mở, đánh giá cao và đóng góp. Đưa ra những khởi động không lời này sẽ ngay lập tức báo hiệu cho nhóm của bạn trạng thái tinh thần và giai điệu của cuộc họp sắp tiến hành.

Lưu ý, nếu có thể, rằng không có sự phân tâm đa nhiệm hoặc kỹ thuật số nào, ngoài những thứ cần thiết, được sử dụng trong các cuộc họp để mang lại sự tham gia đầy đủ và toàn diện cho cuộc họp.

Dành năm phút đầu tiên của cuộc họp để ghi nhận và chào hỏi từng người tham dự, đồng thời hỏi từng người trong số họ về mức độ quan tâm và mức độ tham gia của họ trong cuộc họp này. Điều này sẽ hỗ trợ trong việc tập trung sự chú ý của họ, vì không có gì làm tăng mức độ chú ý hơn là nghĩ rằng bạn là người tiếp theo nói chuyện với nhóm. Nó cũng có thể có lợi trong việc thiết lập không khí để bắt đầu mỗi cuộc họp bằng một bài thiền tập ngắn để đưa mọi người vào trạng thái hiện diện, tập trung và bình tĩnh.

Một lần nữa, kiểm tra chính mình. Bạn có rõ ràng về những gì bạn muốn đạt được từ sự gắn kết với nhóm của mình không? Nếu bạn không chắc chắn 100% về kết quả mong muốn và lý do của cuộc họp, thì có lẽ nó thậm chí không nên được tổ chức.

Cố gắng tránh để cuộc họp trở thành một cuộc trò chuyện bất tận. Hãy cụ thể và đừng lạc đề. Ngay cả khi bạn không chọn chia sẻ chương trình nghị sự với nhóm của mình, hãy tự mình chia sẻ chương trình làm việc để bạn biết kết quả có thể xảy ra và bước tiến trong tương lai sẽ như thế nào. Hãy chia sẻ chương trình nghị sự trước cuộc họp để không ai trong số những người tham gia cảm thấy bị phục kích hoặc không biết. Nếu bạn đang thu hút hoặc động não các ý tưởng cho một kết quả, hãy làm cho ý định đạt được một giải pháp rõ ràng cho tất cả những người tham gia. Xác định bất kỳ vấn đề nào, thu hút ý tưởng để giải quyết, quyết định con đường phía trước, đưa ra một số quyết định và lập kế hoạch cho hành động tiếp theo.

Nếu bạn đang giao nhiệm vụ, hãy thiết lập sự ủng hộ đầy đủ từ những người được giao nhiệm vụ và đưa ra thời hạn hoàn thành đã thỏa thuận. Ghi lại điều này và đảm bảo rằng mỗi người tham dự đều biết trách nhiệm của họ. Bạn nên tạm dừng để quan sát nhận thức, bằng cách giữ im lặng, tĩnh lặng và chú ý đến ngôn ngữ cơ thể và khuôn mặt, để xem liệu thành viên trong nhóm của bạn có hài lòng với triển vọng sở hữu và hoàn thành nhiệm vụ hay không. Nếu bạn cảm thấy miễn cưỡng, mà không biến nó thành một tình huống tranh chấp, phòng thủ, hãy nhẹ nhàng xoa dịu những cảm xúc xung quanh sự miễn cưỡng mà bạn cảm thấy, vì nó có thể sửa đổi hướng hành động. Hãy nhớ rằng trạng thái chánh niệm thúc đẩy sự chấp nhận và “không có đúng sai”, và điều đó bao gồm cả phản ứng của bạn đối với những ý kiến mà nhóm của bạn hoặc thành viên của bạn bày tỏ. Chúng được thể hiện là công khai và được kiểm tra dưới ánh sáng ban ngày. Đảm bảo rằng bất kỳ vấn đề nào phát sinh nằm ngoài trọng tâm của cuộc họp đều được “dừng lại” một cách tôn trọng để giải quyết sau khi các mục trên bàn của cuộc họp đã được thảo luận đầy đủ.

Sử dụng năm phút cuối cùng để tổng kết những gì đã được quyết định, những gì sẽ được thực hiện và thời gian hành động, sau đó kết thúc bằng một lời khẳng định tích cực về những gì đã được động não và vạch ra cũng như các bước để giải quyết. Đừng để cuộc họp của bạn biến thành những cuộc tán gẫu nhàn rỗi và các nhóm phụ, nhưng hãy kết thúc bằng cách vẫn nắm bắt thời điểm và duy trì bầu không khí tích cực. Bạn thậm chí có thể kết hợp tập thở để biến cuộc họp trở nên yên bình và tĩnh lặng. Một ý tưởng là sử dụng khái niệm về lòng biết ơn để kết thúc và yêu cầu nhóm của bạn bày tỏ những gì họ biết ơn trong cuộc sống của họ.

Sau đó, mọi người có thể rời khỏi phòng, dù là thực hay ảo, trong trạng thái bình tĩnh và có mục đích, sau khi đã tương tác hiệu quả với cộng sự và bạn.